会议组织工作的要点之浅见.docVIP

会议组织工作的要点之浅见 　　[摘 要]会议组织是一项十分重要的工作，是一项会议举行是否成功的关键因素，要求组织人员要具备良好的业务素质，熟练掌握各种规定，周密安排。本文以规范性要求高的大中型会议研究对象，从会前组织的微观角度，提出了在会前组织工作中各个环节的做法和基本要求。 　　[关键词] 会议 组织 工作 要点 　　1.制定会议方案 　　会议方案通常是根据会议的任务和目的，对计划召开的会议所做的总体性规划。主要包括会议目的、会议内容、会议议程、会议时间、会议对象、会议经费、会议组织机构等要素。笔者认为会议方案是办公室或会议承办部门组织会议的基本依据，是提高会议质量和效果的前提条件。因此，会议方案必须要遵循精简、节约、实效的原则，科学筹划、精打细算、减少投入，把好“三关”： 　　一是议题关。会议内容也可理解为会议议题，即会议要研究解决的问题。会议议题要根据会议的任务确定并进行严格审核。议题的确定一要做到不宜过多；二要经过严密审核。只有时机成熟的会议议题、并在权限范围内的议题才能被确定。如职能处室提交的议题没有经过主管领导同意或没有和相关职能处室协商沟通，或者根据相关规定职能部门可决定的事宜，都无需向上一级提交；三要分清轻重缓急。根据会议议题内容的轻重、繁简程度，分别排出议题的先后顺序，提出是否提交会议讨论研究的建议，供领导会前决策参考。 　　二是沟通关。会前沟通不足，参会人员会前不知会议议题或准备时间较短，必然影响到会议质量和效率。因此，会议组织者通常应在会前给参会人员足够时间做准备，将会议时间地点、议题、议程及相关材料分发到每个参会者手中，让与会者有足够的时间去阅读、了解，并就议题提出合理的意见和建议。 　　三是成本关。一般的会议成本简单地理解为会议经费，主要包括场地费、餐费、交通费、材料费、材料印刷费、工作人员费等，以上成本是显而易见的，是一种“有形”的成本，是可控制的。另外还有一种“无形”的成本，即来源于参会人员。目前，国外流行一种计算会议成本的公式：会议成本=参会者的每小时平均工资的3倍×2×参会人数×会议时间（小时）。因此，参会人员越多，成本越高。因此，组织者在召开会议之前，一定要遵循精简、节约的原则，根据会议的需要，确定适当的规模，降低会议成本。 　　2.制发会议通知 　　会议通知一般包括通知标题、会议内容、参会人员、时间地点及其他事项。组织人员在起草会议通知时、必须根据会议主题，做到各要素齐全、准确规范、简洁明了，值得注意的是类似党代会等大型会议人员错综复杂，包括正式代表、列席代表、上级领导和嘉宾、媒体记者等。组织人员在起草会议通知确定与会人员时，必须认真分析会议任务和内容，准确区分各类参会人员。在要求上报与会人员的相关信息时对姓名、性别、职务、联系电话、会议携带材料、着装等均要提出明确要求；对出席领导的姓名、职务、联系电话、随行人员、车辆等情况要全面掌握。 　　3.汇编会议指南 　　会议指南是会务组织工作的指导性文书，也是参加会议人员应当遵守的会议守则。会议指南通常包括作息时间、会议须知、会议日程、人员名单、分组名单、会议服务机构等内容。组织人员在会编会议指南时应遵循以下原则： 　　一是严谨性。会议指南的内容事无具细，要求组织人员要反复校对，杜绝出现纰漏。如参会人员的信息包括姓名、职务、住房号，大型会议还应明确会场座位号、乘车号、用餐桌号等；而人员名单应当遵循顺序，根据出席会议的上级领导、本单位领导、大会正式代表、列席人员和邀请人员名单序编排；住房号主要标明会议正式代表、列席人员和会议服务保障人员的房间号码，以便于联络。编写会议日程时，时间应细化分配到每项内容、每个议题的先后顺序、具体进行时间，同时要明确会议的主持人或召集人姓名、会议地点和发车时间、进入会场时间等具体事项等。 　　二是人性化。为做好会议服务保障，会议指南应体现人性化设计，参会人员个人有特殊要求且条件允许的应尽可能满足，并在会议指南中明确时间、地点和注意等事项。在安排住房和乘车号、就餐桌号时，要综合考虑与会人员的民族政策、风俗习惯和代表团的组成以及个人的特殊情况等因素，一个代表团的参会人员尽可能安排在同一楼层住宿、同一餐厅就餐、相同相近车辆乘坐，不能太分散；有少数民族的参会人员必须考虑其用餐的特殊要求，不能强求统一；重要会议和大型会议应当抽调专门的医务人员设立医务室，提供专门的医疗服务；会期较长的会议，期间应设立茶歇，给参会者提供茶水、糕点等物品；会议服务机构应注明联系人、联系电话，方便参会者联系。 　　4.布置会场 　　会场布置是一项规范性、礼仪性极强的会务工作。会场布置主要包括以下内容： 　　第一是制作会标（会徽）。会标是显示会议名称的标志，通常置于会场中与主席台处在同一方位最显目的位置。而代表大会等大型会