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企业档案管理的现状及发展的趋势的探讨 　　摘 要：?S着信息化的快速发展，档案信息化建设已成为促进档案事业发展的必然选择。信息技术在企业档案管理中的应用，促进了档案管理的规范化，提高了档案服务企业发展的工作水平，为企业的稳健发展提供了更好的信息服务保障。 　　关键词：企业；档案管理；发展趋势 　　中图分类号：F40；G27 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）29-0181-02 　　大庆油田化工有限公司东昊分公司成立于1988年。30年来，形成了人事档案、化工装置档案、基建档案、文书档案等记载着企业发展史的档案，是企业前步和历史沿革的见证。尽管档案管理经过30年的发展，形成了一整套的科学管理方法，但随着社会经济发展和科技进步，档案管理技术和方法也需要不断改进和提高。 　　21世纪，我国进入信息化时代，信息化已成为经济社会发展的一个重要标志，为各行各业的现代化发展注入了生机与活力。将信息技术引入档案管理，实现档案管理信息化，已成为档案事业发展的必然趋势，对于推动档案工作更好服务企业发展进步具有非常重要的意义。 　　一、企业档案管理的现状以及存在的工作短板 　　（一）对照企业发展的现实需要，档案管理人员的综合素质还需要进一步提高 　　随着企业的发展，虽然已经建立了一支稳定的档案管理人员队伍，但在一定程度上，部分档案管理工作人员的专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与新时期档案管理工作的要求还存在着差距。因此，在客观上导致档案管理工作没有及时充分地运用现代科学技术，在某种程度上影响了档案管理工作的进步。 　　（二）对照企业发展的现实需要，档案管理的自动化水平还需要进一步提高 　　当前，企业的档案管理自动化程度不高，需要耗费较多的人力和精力，影响了档案管理的工作效率。尽管一些油田企业在档案管理的自动化方面进行了一些改进，但在总体上档案管理自动化水平还有待于进一步提高，尤其是针对档案检索的效率不高。目前，大部分企业使用的都是手工检索，这种方式在某种情况下降低了档案在企业发展中的服务功能。 　　（三）对照企业发展的现实需要，档案管理体系的科学合理性还需要进一步提高 　　从当前油田企业内部管理系统来看，在档案管理工作方面存在的一个最明显的问题就是管理工作缺少规范性。这主要是由于部分档案管理人员没有按照企业的内部要求和规定进行管理，在整理档案资料时没有对不同的资料进行明确的分类，没有按部门、阶段对资料进行相应的记录和整理，以至于在日后审查相关资料数据时浪费大量的人力、财力、物力，导致工作效率降低。 　　（四）对照企业发展的现实需要，对档案管理信息化建设的重视程度还需要进一步提高 　　由于各类电子设备的更新换代速度快、生命周期短，而且档案信息化建设需要的设备耗材购买、维修、升级费用高，需要不断增加资金，是一项长期的投入，导致档案信息建设资金跟进性投入不足，在一定程度上成为档案信息化发展的制约因素。 　　二、实现档案建设信息化的基本原则以及推进档案管理的制度建设 　　（一）基本原则 　　1.规范性原则 　　实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案。无论是室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。 　　2.安全性原则 　　随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。 　　3.效益性原则 　　档案信息化建设涉及到多学科知识，需要多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。 　　（二）管理制度 　　1.建立健全数字化档案制度，实现数字化档案管理 　　企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准建立健全数字化档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度；应执行相关技术标准，规范数据格式，实现数字化档案的全程管理。 　　2.保证数字化档案的真实、完整和有效性 　　企业应保证数字化档案的真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的数字化档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关数字化档案与纸质档案的一致性。 　　3.统一档案管理标准和规范 　　统一档案管理标准和规范是档案信息化建设的重要基础之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不执行统一的标准，档案信息无法进行数据交换，难以实现资源共享。 　　三、加快档案信息化建设的探讨和建议 　　（一