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加油站建设的项目档案管理初探 　　【摘要】本文通过分析加油站建设项目的特点，研究加油站建设项目档案的构成，寻找探索加油站建设项目管理的措施和方法。 　　【关键词】加油站；建设项目；档案管理 　　一、加油站建设项目的特点 　　（一）网点布局分散。加油站属于城市基础设施，网点规划要适应城市或地区的整体需要。就某个地级市而言，加油站分为城市中心站、郊区站、高速公路站等等。 　　（二）单项工程周期短、投资大。据估算，在一线城市建设一个城区加油站需半年时间，投资3000万元以上（包括土地费用）。 　　（三）安全、防火、防爆要求高。加油站建设项目与一般工业建筑不同，具有防火、防爆、防雷、防静电要求等特点。因此在建设过程中，对于消防、环保以及加气站工艺流程要求特别严格。 　　二、加油站建设项目档案的重要性 　　加油站建设项目档案是加油站项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，具有保存价值的归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件，包括新建、改建、扩建、技术更新改造及安全隐患改造等加油站建设项目。它是加油站建设历程的真实记录，是加油站生产、管理、维护、工程改造的真实依据和不可再生的信息资源，是加油站建设项目管理的重要基础和依据，是加油站建设项目管理的组成部分和必不可少的环节。 　　加油站建设项目档案也是全面鉴定工程质量，便于将来加油站改造、维修的重要依据，是查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。同时，加油站建设项目档案也是进行加油站项目后评价、投资工程审计、内控测试等工作的重要依据。 　　三、加油站建设项目档案的构成 　　某成品油销售企业加油站建设项目档案应包括该企业管辖范围内所有加油站的建设项目档案。就某个单站而言，加油站建设项目档案应包括如下几个部分： 　　（一）加油站项目前期文件。主要包括项目现场考评表、谈判纪要、项目评审表、评审纪要、可行性研究报告及报批文件、合同、专项申请及批复文件、地方政府批文、上级公司及公司关于项目的请示和批复文件、土地相关材料、报建阶段相关文件材料等等。收购后改造项目还包括资产评估报告、法律意见书、资产移交清单、审计报告。 　　（二）勘察设计文件。主要包括设计基础资料和设计文件，一般改造项目主要为施工图设计文件。 　　（三）项目管理文件。主要包括建设项目开工报告、工程总体部署、招投标文件以及声像资料等。 　　（四）施工文件。主要包括交工技术文件和竣工图。 　　（五）监理文件。主要包括施工监理合同协议、监理大纲、监理细则、施工及设备材料供应单位资质审核，设备、材料、工序报审资料、设计变更等。 　　（六）竣工验收文件。主要包括项目竣工验收报告、勘察、设计、施工、监理总结、投产准备及生产考核总结资料概算、预算执行情况、竣工决算及审计意见、固定资产清册、竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件环境保护、劳动安全卫生、消防、防雷、规划、档案等验收审批文件等。 　　（七）证照。主要包括上海市房地产权证、营业执照正副本、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、成品油零售经营许可证书、防雷防静电合格证、化学危险品经营许可证、罐容表、加油机鉴定证书等。 　　四、加油站建设项目档案管理存在的问题及解决方法 　　（一）存在的问题。1.缺少专业档案管理人员。加油站建设项目档案区别于企业一般管理类档案，档案机构和人员因项目设立而临时组建或兼职，从业人员没有经过专业培训，缺少经验，不了解加油站建设项目档案形成规律和专业要求，工作开展往往无从入手，无法满足加油站建设项目档案管理工作的需要。2.档案收集归档不及时。加油站建设项目数量较多，且地理位置分散，档案人员无法全范围、全程跟踪项目进度，对于建设项目档案形成过程以及竣工档案验收的控制存在一定困难，造成各地区、各阶段形成的建设项目档案归档不及时，常常事后追补，影响后期建设项目档案整体质量。3.缺乏完整的标准规范。加油站属于化学危险品场所，在其建设过程中形成的档案资料有其特殊的要求和规范。目前，我们还缺乏完整的标准规范，致使加油站建设项目档案工作相对滞后。 　　（二）解决方法。1.明确各方职责，加强沟通协调。加油站建设项目管理涉及多个部门和单位，包括档案部门、投资工程管理部门、项目所在地的分支机构、施工单位和监理单位等。因此，为避免各部门和单位之间相互扯皮，应建立相关制度，明确各方的职责。加油站建设项目档案管理职责可做如下划分：档案部门负责归口管理公司建设项目档案管理，对建设项目档案进行验收并接收、保管档案实体；投资工程管理部门负责建设项目档案全过程控制；项目所在地的分支机构负责建设项目档案施工、竣工验收、证照办理等环节的阶段控制；投资工程部门和分支机构负责收集、积累、整理和编制项目