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外贸函电写作的原则新论 　　 [摘要]:外贸函电在双方贸易往来过程中，起着沟通和桥梁的作用。那么，要写好外贸函电，应遵循什么原则呢？笔者在充分吸收前辈的理念的基础上，创新地提出了“一点二线三面”的写作原则。 　　[关键词]:外贸函电 商务信函 写作原则 一点二线三面 　　 　　函电在外贸业务中起着举足轻重的作用，其目的是建立良好的业务关系，进行有效的沟通和交流，保持正常的商务往来。外贸函电的往来反映了买卖双方磋商、交易的全过程，是双方对交易条款的共同认可。因此，也是日后处理争端的依据，具有一定的法律效力。 　　那么，写好外贸函电，究竟需要遵循什么样的写作原则呢？笔者认为，外贸函电写作原则可以概括为：一点、二线、三面。一点指以效率为核心；二线指从一封函电的线性构成上来讲，要正确、简明；三面指从一封函电的维度上来讲，要完整、具体、礼貌。 　　 　　一点：效率（Efficiency） 　　 　　商务往来中，效率统领一切！外贸函电写作亦应以此为核心展开，并围绕效率遣词、造句、行文。时刻把握效率这个核心，则写作过程中，必然要考虑到如何避免陈腐冗长，而使函电言简意赅、一目了然（简洁明晰）；如何避免模糊空泛，而使函电生动具体（具体）；如何轻重得宜、取舍合理，而使函电既重点突出又不失整体性（完整）。同时，写出的函电如果不清楚明白，甚至出现谬误，根本就是最大的不讲究效率（正确）！而盛气凌人、语气粗鲁的函电必然会损伤双方的商务关系，甚至直接导致交易的失败，这样的函电与沟通更无效率可言（礼貌）。由此可见，一点是二线三面的灵魂（SOUL）；二线三面为一点的具体表现（BODY）。 　　 　　二线：正确、简明?? 　　 　　只有保持其准确、简洁，这封函电才是忠实（于实际情况）的、易于理解的。 　　正确（Correctness）：外贸函电必须正确，否则会引起误解，给双方带来不便和麻烦。外贸函电常常是各种商贸文件如合同、协议的基础，常常涉及到双方的权利和义务，这是书写时应特别注意的首要问题。正确的外贸函电不仅要求英文语言表达正确，函电中的数据和其它信息也都必须正确无误，同时，行文格式要符合规范，行业术语要运用恰当。例如：Please amend L/C No. 286/694/C as follows: To increase the price from $0.49 to $0.57, and the amount to $31,905.00. 　　上例中所涉及到的数字稍有误差，都会“失之毫厘，谬以千里”，结果不是造成不必要的损失，就是造成纠纷，甚至会影响以后的贸易活动。可见，函电写作者要具备实事求是的态度，认认真真的作风，既不能言过其实，也不能表达不充分。 　　简明（Conciseness）：简明是指尽可能言简意赅地、清楚地表达你所要表达的内容，同时又无损于函电的完整、具体、礼貌。函电中没有晦涩难懂、词不达意的地方，也没有含糊不清、容易引起歧义之处。具体来讲，要使函电简明，必须做到突出主题、简化用词、简化句式。 　　突出主题指的是内容简明化，也就是说一封外贸函电应围绕一个主题，井然有序、有条不紊地展开，而不是象匹烈马纷沓至来、毫无章法。一般情况下，函电的主题应当开门见山地提出，而无需罗列一些繁琐的客套，让人感觉转弯抹角。例如,下面一封函电： 　　Dear Mr. Perry: 　　We have effected our payments to your invoices in accordance with the agreement between Summit Tech, Ltd. and BioTron Research, Ltd. on the terms of payment.However, as you can state, the terms of payment have not been respected on your side. Therefore, we would like to ask you to transfer all invoices due immediately to our bank. Please refer to the attached statement. In case of non payment, we will, to our regret, be obliged to protect our interests and you will receive a debit note for overdue interest.If, however, one or more invoices have not been paid because of an