大型企业人事档案信息化管理的研究.docVIP

大型企业人事档案信息化管理的研究 　　【摘 要】企业单位档案信息化建设是信息时代档案事业的一个重要部分，档案事业发展与信息化建设相结合一种新型的档案信息形态应运产生。企业要推进与提高人事档案信息化建设进程与质量，完善管理体制强化档案信息化意识，让档案信息化建设有标准可循。根据实际需求，确定明确的信息化目标，构建高素质人事档案信息化管理团队，做好标准与规范建设工作，并规范安全保密，整合各方面资源建成人事档案信息化管理系统。加强基础设施建设通过人事档案数字信息化、网络化，实现档案信息管理、利用一体化。 　　【关键词】企业；人事档案；信息化；管理 　　作为重要的信息资源，档案的作用历来受到人们的重视。人事档案是社会组织、国家机构在人事管理过程中形成的以个人为基本单位，以文字表格、照片等形式存在的纸质记录，是供组织备查与我们每个人都关系密切的专门档案。鉴于人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性、保密性特点，其功能亦特殊：信息记录存储、社会评价、履历记忆等功能。人事档案就像一个缩影，成长轨迹、表现情况无不记录在档案袋内。 　　随着计算机技术、数据库技术、扫描及OCR技术、多媒体技术、存储技术等的发展，档案信息化领域始终是档案事业研究热点，促使一种新型的档案信息形态应运产生。档案管理模式从面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心转变。 　　企业单位档案信息化建设是信息时代档案事业的一个重要部分，是我国档案事业发展与信息化建设的交叉领域，是企业单位档案管理模式的一次重大变革。摸清企业人事档案信息化现状，探索人事档案信息化管理之道，采用现代化信息技术改造传统档案业务，实现档案信息的数字化、实现档案管理信息的网络化、实现档案信息管理利用的一体化。但我国企业档案信息化建设并不完善，仍然需要探索，尤其是对于信息资源的开发与利用的研究工作尚需进一步加强。 　　1 完善管理体制，强化档案信息化意识 　　1.1 完善管理体制 　　只有完善档案管理体制，才能更好地处理企业人事档案管理中存在的各种关系，从而更好地推进人事档案的信息化管理。首先，优化企业人事档案管理，需要相关的制度保障。除了制定完善的人事档案的部门和人员制度外，还要有人事档案的的检索使用制度、转递制度、保存制度、安全保密制度等。其次，要建立规范的人事档案管理工作流程，要构建起全局性人事档案的工作网络，明确所有部门的相应职责，工作内容落实到人，以及时处理工作中可能出现的各种问题。最后，企业人事档案管理制度的形成是一个渐进的过程，在一定时期有相对性和阶段性，有一个逐步的发展的过程。所以从企业自身实际情况出发考虑人事档案的管理模式，逐步优化自身的人事档案管理，以实现人事档案管理的科学规范化。 　　1.2 强化档案意识 　　档案意识是指人们对档案、档案工作的认知水平和了解程度。人事档案管理工作不是孤立的，其工作的开展受到各种条件的制约。一定要将人事档案管理工作纳入企业全局的工作计划，同时，要为档案工作争取足够的经费和资源，以确保档案工作的高效运转。要加大档案工作的宣传力度，提高档案意识，要让大家切实体会到，人事档案是企业人才选拔、聘用的参考依据，同时也是维护职工权益可靠凭据。 　　1.3 强化信息化意识 　　强化信息化意识是做好企业人事档案信息化管理的重要前提。首先，要提高领导的人事档案信息化意识，只有这样，才能得到更多的来自企业内部的制度支持、人员支持和资金支持。其次，要提高人事档案工作人员的信息化意识，他们是人事档案信息化的实际操作者。最后，要提高档案使用者的档案信息化意识，反作用于人事档案信息化建设应用需求。 　　2 企业人事档案信息化建设的统一化、标准化、规范化 　　统一化、标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础。大的企业集团可自行开发或采购后二次开发，要研发标准统一又规范的管理应用软件，首先，有规范的管理标准，包括：规划、准则、标准、规范等。有了统一的标准就是执行，使电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都有序化，避免出现冲突、不兼容等现象。其次，统一技术标准规范，包括文档的数据存储压缩规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。同时，企业应该根据自身的特点和行业特点，在规范使用人事档案管理软件的同时，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有章可循，科学规范。 　　3 开展人事档案信息管理系统工作 　　3.1 逐步推进国有企业人事档案信息化管理 　　建立人事档案管理信息系统。首先，信息化系统的规划设计和具体实施周期较长。由于人事档案的特殊性，系统具体的搭建过程中，要充分考虑安全性和保密性需求，如与办公OA等内部系统互通时采取严格的安全管理措施，以保证人事