企业集团档 案管理状况研究jyz04dni.docVIP

企业集团档案管理状况研究 一 ,企业集团 企业集团是一种特殊的企业 组织形式,通常是由若干个大中 型企业以资金联结为主的多种联 结纽带构成的多层次的企业集合 联合体. 我国大型企业集团公司基本 是国有大型企业经过二十多年体 制改革发展而来的.如果不考虑 统一的分类标准,现实中的企业 集团既有国有企业,民营企业又 有乡镇企业,既有三资企业又有 股份制企业. 近年来,企业集团的档案管 理工作迅速发展,但有的仍明显 滞后于企业经济发展的需要.目 前,企业集团的档案管理大体呈 现如下状况: 宏观上讲,各企业集团档案 管理方式不尽相同,管理水平和 理想度参差不齐.一些由过去的 国有企业组成的企业集团档案工 作比较好,有专门的档案管理机 构和专职档案人员;另一些通过 兼并,收购的所属企业档案工作 则开展得不够好;而一些新成立 集嗣描寨 二,企业集团档案管理工作 特点 1.档案材料门类繁多,内容 丰富,档案管理任务繁重.与单 个企业不同,企业集团除单纯的 生产经营管理外,还具有资本运 作,国外市场开拓,技术合作等功 能,档案种类和内容更加丰富. 2.档案管理工作具有层控 性,外向性和复杂性.企业集团 内含若干企业法人,档案的管理 和利用不仅要针对集团本部,还 包括各成员单位. 3.档案管理工作多具有分散 性和不均衡性.这主要源于企业 集团的规模通常比较大,驻地比 较分散,成员企业众多且档案工 作水平各异. 三,企业集团档案管理现状 l2 1.集中管理模式.这是一种 类似于企业档案馆的模式.集团 把各厂,公司的全部档案集中起 来,在集团本部建立档案馆或档 案室,实行统一管理. 2.分散管理模式.企业集团 所属的各厂,公司分别建立档案 室,保管本单位形成的档案.这 种做法的前提是集团下属的各子 公司具有独立法人资格,经济独 立核算,同时集团规模较大,驻地 比较分散. 3.逐级管理模式.这种模式 的企业集团,特别是一些乡镇企 业,三资企业集团的档案工作则 相对比较差,没有实行集中统一 管理,档案分散在各部门和人员 手中,案卷质量差,不便于档案的 保管和利用. 就单个企业集团而言,其内 部的档案管理也明显表现出很强 的不均衡性.档案管理的工作任 务,内容范围,标准和模式普遍沿 袭原国有大型企业所形成的模 式,档案管理体制,模式陈旧,仍 把对本单位所形成的档案的收 集,管理和借阅作为最主要,最基 本的任务来完成. 四,企业集团档案管理模式 分析 (一)企业集团档案管理模式 的现状 主要存在于由于企业的兼并,转 让重组后形成的大型企业集团. 在企业兼并,转让时将原有的企 业档案作为资产移交给了集团总 部,同时根据企业生产,科研,设 备维修的需要,将部分科技档案 留在原企业保存,实行逐级管理. 4.混合管理模式.类似于逐 级管理模式,不单独采用集中或 分散的管理,而是两者兼有,混合 使用.在企业总部设置集团总的 档案管理部门,着重管理企业核 心层,紧密层和涉及整个集团利 益的重要档案.而对于因驻地原 因或是涉及子公司需频繁使用的 档案,下属公司可设专门档案机 构或人员进行管理,这种混合管 理的模式不失为一种灵活处理, 因地制宜的做法. 一一 .一 一_ =0. 5.控股集团公司型管理模 式.此种模式主要针对股份制的 企业集团而言,由控股最多的子 公司负责管理整个企业的档案管 理工作,从某种意义上说也是一 种集中管理模式,但同在集团总 部建立档案管理部门还是有一定 区别的. 6.图,情,档一体化管理模 式.在当今经济形势下,企业要 谋求自身的发展,必须快速和准 确地把握各种信息资源,把档案 作为一种重要资源纳入企业的整 体战略规划中,有利于整合资源 优势,进而帮助企业在竞争中立 于不败之地. (二)企业集团档案管理模式 的设想 对于上述六种现有的档案管 理模式,笔者认为集中管理模式 和控股集团公司型管理模式在企 业集团内部跨行业,跨地区生产 经营格局下,显得僵化呆板,甚至 限制了企业的进一步发展;分散 管理很难适应企业继续发展的需 要,发挥不了企业档案的整体优 势功能,制约了各种档案信息资 源的综合开发利用;逐级管理模 式和混合管理模式在一定程度上 克服了集中和分散各自可能出现 的极端,但问题在于一定要处理 好这个度,正确区分由集团总部 保存的档案和由各子公司各自保 存的档案,并保证两者之间沟通 交流渠道的畅通;而图,情,档一 体化管理模式则是一个发展趋 势,其关键就是探讨更合理,更有 效的实现形式. 其实,探讨企业集团的档案 管理模式就是要解决两个问题. 一 是集中与分散的问题;二是划 分与合并的问题,即对档案信息 是单独管理还是与其它信息合并 《^机电兵索档案》2o09年第期 管理.笔者认为可从以下几方面 进行思考: 1.无论采用何种档案管理模 式都要