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浅谈如何的运用Excel电子表格做好人事档案信息统计工作 　　摘 要：利用现代化办公系统，实现人事档案信息管理工作的办公自动化，成为高校人事管理发展的必然趋势。本文结合工作实践，利用Excel电子表格提供了的统计函数和数据统计分析工具，介绍了Excel电子表格在人事档案信息统计工作中的应用。 　　关键词：Excel 办公自动化 信息统计 　　 　　随着信息化时代不断发展，对高校人事管理工作者的要求越来越高。面对大量的人事档案信息采集、整理、统计、分析工作，传统的人工操作由于速度慢、效率低、质量差，已不能满足新形势下人事管理工作的现实需要。利用现代化办公系统，实现人事管理工作的办公自动化，成为高校人事管理发展的必然趋势。Excel是Microsoft Office 办公软件最为重要的组成部分之一，其主要用途是处理电子表格，在数据处理上能高效地实现办公自动化，成为政府机构和企事业单位进行数据处理分析的主要工具，并得到广泛的应用。下面以事业单位工作人员统计报表为例，谈谈如何运用Excel电子表格做好高校人事档案信息的统计工作。 　　 　　一、建立准确完善的人事档案基本信息工作表 　　1、建立准确完善的人事档案基本信息工作表是一项政策性强、涉及面广、技术难度高的基础性工作，内容庞杂且输入量大，要由责任心强、工作认真、孰悉人事档案信息认定工作和计算机操作的职工承担信息采集工作。所有的人事档案信息要以档案记载为依据，符合人事档案信息的认定要求，有绝对的权威性。 　　2、在人事信息中含有大量的动态信息，如：学历学位、职称评聘情况、岗位类别、专业类别、培训进修等，变化比较频繁，要及时对这些信息进行更新维护，确保工作表中信息准确。 　　3、Excel电子表格对录入数据的格式要求比较严格，特别是日期型数据，在信息录入时要按“yyyy-mm-jj”格式录入，而不能用“yyyy.mm.jj”格式。另外，在录入身份证号码时，还要把单元格的格式设定为文本格式，确保录入信息的完整与准确。 　　 　　二、灵活运用Excel提供的公式与函数。 　　1、日期和时间函数 　　常用的是year（serial_number）和now（）函数。year（serial_number）函数用来返回日期的年份值，一个从1900-9999之间的数字。now（）函数用来返回日期时间格式的当前日期和时间。利用这两个函数，可以完成对职工年龄、工龄和党龄等信息的计算，比如张三的出生日期是1978年12月10日，填写在B2单元格中，只要在其年龄对应的单元格中输入计算公式“=YEAR（NOW（））-YEAR（B2）”，回车后即可计算出张三现在的年龄。 　　2、逻辑函数 　　常用的是if（logical_text，value_if_ture，value_if_false）函数。判断一个条件是否满足，如果满足，返回一个值，如果不满足，返回另一个值。 ，常常要把不同的民族信息按汉族和少数民族进行简单分类，用if函数可以完成这项工作。比如，张三的民族填写在D3单元格中，只要在其民族类别对应的单元格中输入计算公式“=IF（D3=“汉族”，“汉族”，“少数民族”）”，可完成对张三的民族信息进行分类。另外，在年度报表中，还要把年龄信息按35岁及以下、36至40、41至45、46至50、51至54、55岁及以上等六个年龄段进行分类，类似这样多个等级的分类，可以使用if函数多层嵌套办法来实现。比如张三的年龄填写在C2单元格中，只要在其年龄段对应的单元格中输入计算公式“=IF（C2=35，“35岁及以下”，IF）C2=40，“36至40”，IF（C2=45，“41至45”，IF（C2=50，“46至50”，IF（C2=54，“51至54”，“55岁及以上”））））），即可完成对张三的年龄段进行自动分类。但是应当注意的是，if函数最多允许七重嵌套。 　　3、查找函数 　　常用的是vlookup（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）函数。在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。在事业单位工作人员统计报表中，常常要把不同专业技术系列的职称资格信息按正高级、副高级、中级、初级以及无职称五个等级进行分类，利用if函数无法实现对职称资格信息的分类。这种情况下，可以使用vlookup函数来实现。首先，要新建立一个工作表Sheet2，并将本单位所涉及的职称资格信息一一列出，并将每一个职称资格信息所对应的职称等级填写在第二列中。假如张三的职称资格是副教授，填写在C2单元格当中，只要在其职称等级对应的单元格中输入计算公式“=VLOOKUP（C2，Sheet2!$A$2：$B$19，2，