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浅议高校独立学院档案工作“两个的体系”建设 　　摘 要：“两个体系”即建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系。高校独立学院作为高校办学的一种新尝试，在管理、教学和科研活动中形成了大量的见证学院发展历史的档案材料，对促进高校独立学院的自身发展起到了积极的推进作用。同时，高校独立学院档案也是母体高校档案体系的重要组成部分。但目前高校独立学院的档案建设工作离“两个体系”的要求还有很大的距离。本文结合实际，对高校独立学院档案工作中存在的主要问题进行了分析，并对高校独立学院如何落实科学发展观，坚持以人为本，加强档案工作“两个体系”建设提出了相应的建议。 　　关键词：高校独立学院；档案工作；“两个体系”建设 　　中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1812-2485（2011）09-029-03 　　 　　2008年全国档案工作会议上提出的“两个体系”，即“转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系”，“转变档案工作重机关团体利用，轻个人利用，重为机关团体服务，轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样，重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。加强“两个体系”建设，既是人民群众的现实需要，也是档案部门的历史选择。 　　高校独立学院作为高校办学的一种新尝试，自1999年正式诞生以来，经过十多年的快速发展，规模不断扩大，在管理、教学和科研活动中形成了大量的见证学院发展历史的档案材料，这些档案材料是高校独立学院内部最重要的载体之一，是衡量学院教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要尺度，因此对促进高校独立学院的自身发展起到了积极的推进作用。同时，高校独立学院档案也是母体高校档案体系的重要组成部分。近几年来高校独立学院档案工作已取得了长足进步，但其总体建设仍比较薄弱，与“两个体系”的建设要求还有很大的差距，尤其在档案意识、管理模式和机制、管理水平和现代化管理手段、档案资源建设经费投入、档案人员的素质等诸多方面还不能完全适应新形势下高校档案工作的要求。本文结合实际，对高校独立学院档案工作中存在的主要问题进行了分析，并对高校独立学院如何落实科学发展观，坚持以人为本，加强档案工作“两个体系”建设提出了相应的建议。 　　1 高校独立学院档案工作中存在的主要问题 　　1.1 档案管理制度不尽完善，档案意识薄弱 　　由于高校独立学院创建时间不长，档案工作没有得到足够的重视，档案意识薄弱，所谓“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，从而出现了高校独立学院档案建设的常见怪现象，平时不注意档案管理和建设，需要的时候突击，被俗称为“做材料”［3］。甚至大多高校独立学院还没有自己的一支专业化的档案管理队伍，而是隶属于母体高校。母体高校档案馆对高校独立学院档案工作的监督和指导不到位，这就从客观上影响到了高校独立学院档案工作的发展。有些高校独立学院档案管理还没有形成健全的管理和建设制度和机制，没有明确的归档范围和要求，立卷归档和使用制度也不完善，无章可循，档案管理人员套用母体高校档案管理制度或凭自己工作经验办理一些档案业务。另外，个别高校独立学院还没有建立综合档案室，无法做到统一管理。这些学院在管理、教学和科研活动中形成的档案材料分散在各个部门，致使档案材料收集不及时，文件材料残缺不全。还有一些情况，比如相关的档案专、兼职管理人员变动或调离，移交材料不及时，或者离职时将有些材料带走，也会影响到档案的完整性。这不仅给今后档案资料的收集和整理增加了难度，直接影响到高校独立学院的档案质量，而且也影响高校独立学院档案工作的长远发展。 　　1.2 档案资源建设经费投入不足，档案管理水平不高 　　有些高校独立学院由于对档案工作不够重视，档案意识薄弱，因此在档案管理方面的经费投入非常有限。个别高校独立学院还未建立综合档案室，没有专门存放档案的库房，甚至做好档案工作所必需的计算机、除湿器、消防器械等基本设施和设备都不完善，更谈不上购置档案管理工作所需的现代化设备。大多高校独立学院的档案管理仍以传统的手工管理方式为主，手工检索、人工管理，现代信息技术手段也不能切实应用到学院档案管理中。有些高校独立学院由于经费投入不足，不能保证档案管理部门的人员编制，档案材料的收集、整理、管理等工作由学院各处室办公室秘书、内勤人员来完成，把档案管理作为一种兼顾性工作来做。而这些兼职档案人员往往会顾此失彼，分身乏术，直接影响到档案管理水平的提高。此外，档案人员也因财力不足而得不到现代档案管理技术的业务培训。因此，档案管理经费投入不足和管理水平不高制约着档案管理工作的现代化进程。 　　1.3 档案人员素质、水平不高 　　新形势下高校档案工作对档案人员