归档范围和保管期限表-档案馆-苏州大学.DOCVIP

苏州大学外事类档案工作规范、归档范围和保管期限表 工作规范 第一条 为了提高学校外事类档案（以下简称外事档案）工作质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，特制定本规范。 第二条 外事档案工作的基本原则 1、学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子载体材料，均属外事档案。 2、外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 3、外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 4、外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。 5、努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。 第三条 外事档案归档范围的确定 1、确定的原则 （1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （2）归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。 （3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。 2、归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。 （2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。 （3）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。 3、不归档的材料 （1）上级关于外事工作普发（非专指高校）、不办的文件； （2）未定稿的各种文件； （3）未生效的合同、协议书； （4）无考查利用价值的一般性、临时性函件； （5）重份文件、校内各单位发来的文件； （6）校外单位交换来得文件材料。 第四条 外事文件材料的部门立卷与归档流程 1、形成与积累 （1）外事处是学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆移交。 （2） 归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。 （3）外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。 2、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门。 3、整理 （1）根据《苏州大学归档文件整理规则》，外事档案以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒。外事档案应根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系，以便于查考利用为原则。 （2）对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按人头分别整理，来校材料在来校人员回国年归档，出国（境）材料在出国（境）人员出国年归档，国际会议的材料在会议召开年归档。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。 （3）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。 （4）分类 首先将外事文件材料按其形成年度分开。在分年度的基础上，将外事文件材料按照《苏州大学档案实体分类方案》的要求进行分类。最后将文件材料按照不同保管期限分开。 （5）排列 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度进行排列。 每一件内，文件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前、被转发件在后；来文在前，复文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后。 （6）编号 外事文件材料经过分类、排列等系统整理后要逐件给予编制档号，档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。编制方法是在文件首页右上方空白处加盖红色归档章，如右上方有文字，可选择上方其他空白位置，文件首页无归档章位置或重要文件须保持文件原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。 归档章设置全宗号、类别、年度、保管期限、件号、盒号、页数等项目。 ①全宗号。1（苏州大学的全宗号是1）。 ②年度。文件形成的自然年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 ③盒号。档案盒实体排架的顺序号，每年从“1”开始编制。 ④类别。按照《苏州大学档案实体分类方案》对外事档案进