矿业物资采购管理信息系统的设计中实现“三流合一”.docVIP

矿业物资采购管理信息系统的设计中实现“三流合一” 　　摘要:对比传统手工物资采购模式的不足,介绍了矿业物资采购管理信息系统设计的目标和主要功能模块,分析了在信息系统设计中实现供应链管理中物流、资金流和信息流的统一。 　　关键词:供应链;管理信息系统;采购管理;三流合一 　　 　　1引言 　　 　　供应链管理的基本概念是建立在合作信念之上,即它能够分享信息和共同计划,使得整体物流效率得到提高。在供应链管理中,采购管理是供应链管理中的重要一环, 也是全面改善和大力提升企业整体管理和实施供应链管理水平的重要环节和基础,因此受到国内外学者的广泛重视。在传统制造业中,采购成本占产品总成本的50%～70%[1],因此,通过采购供应管理降低采购成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。从物流角度看,作为企业初始环节采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售的最终产品的价格情况和整个供应链的最终获利情况,物流的采购和供应环节是否能够满足生产过程对物料柔性多样性和刚性质量的需求,将直接决定整个经营过程的成败。[2][3]此外,采购与库存之间有密切的关系,采购管理不当,会造成大量库存积压,导致企业大量资金被占用,相应的管理成本也会增加。采购管理信息系统的应用有利于降低采购成本,优化采购管理。在全球信息化进程中,企业极有必要通过加强采购信息化来提高企业的敏捷性和竞争力,提高原材料性价比,克服采购过程中的不确定性,实现采购的数据集中化,决策科学化[4]。 　　笔者参与了某矿业企业物资采购管理信息系统(以下简称采购系统)的设计工作。该信息系统设计时采用了供应链管理的思想,利用网络数据库引擎技术,并与Web技术结合,可实现企业动态、交互的信息管理系统。使得企业各种信息交流更为及时,经营成本将进一步降低。通过数据库的无缝连接技术,企业内外部信息环境成为一个统一的平台,实现内外部及内部各个业务部门之间的信息共享,以提供组织、管理和决策的工具,提高决策的科学性、可行性。 　　本文首先介绍该采购系统的设计目标和主要的功能模块,然后结合供应链管理理论的知识,分析了在信息系统的设计中实现三流合一的思想,即现金流、物流和信息流的统一。 　　 　　2采购系统的必要性和设计目标 　　 　　矿业企业的特点就是生产部门和生产使用的物资种类繁多,采购系统中涉及的生产部门就包括凹山车间、铁运车间、选矿车间、高采车间、尾矿车间、动力车间、检修车间、汽修车间、汽运车间、炸药车间、机修厂、工贸公司、物资供销、生活服务、物业管理、工会、双退办、经研室、生产科、技术科、机动科、财务科、企管科、工程科、保卫科、审计室等二十余部门,使用的物资包括五金、电器、铁运、采掘、工程机械、选矿、轴承、电机、钢材、有色、模板、化工杂项、工具、橡胶、原料等种类的上千种物资,这些物资的供应商也有几十家,对这些信息的管理很显然不是一件很容易的事。另外,各个部门对于日常单据处理的及时性及准确性的要求都比较高,以往手工管理的方式不但灵活性上要差,而且处理效率也较低,产生的手工单据又难于保存。手工管理方式主要弊端体现有: 　　其一,采购成本高。企业各生产部门往往都是根据自身的特点及生产情况,对所缺的物资申请采购计划,每次采购量不大,享受不到大批量采购的优惠价格,同时由于采购员对供应商的比较不充分,采购商品和服务的价格可能较高。 　　其二,采购效率低。传统的采购过程中,采购人员需要到众多的供应商产品目录里查询产品及其定价信息,由于信息来源的多样性,包括报纸、电视、熟人介绍,了解这新信息需要花费很多时间,以向三家供应商询价和选择商品为例,一般要2～3天,而且还要消耗不少的人力、物力。 　　其三,手工操作费时。整个采购过程都是以手工方式进行的,以大量纸面文件为基础,采购人员必须花费大量的时间与精力做文本处理工作:询价、制定订单、回签确认书、修改订单等。这极大地影响了采购人员的工作效率,转移了其工作重点,造成企业资源的浪费。 　　其四,采购周期冗余。一方面是由于采购提前期长,另一方面因为采购过程要跨越工程部、采购部、财务部、仓库等部门以及外部供应商,经历供应商认证、制定生产计划、制定采购计划、发送采购订单、收货、验收入库、入账付款等一系列活动,每一步都需要手工记录、发送以及审批,采购周期长是必然的。 　　其五,采购管理上存在漏洞。随着市场经济的建立和买方市场的形成,在相当一部分企业的采购环节中存在着大量的不规范行为。一方面由于企业缺乏严格的管理机制和约束制度,而且在组建项目部时没有足够的专业人员,临时抽调非专业人员从事材料采购管理工作,工作效率低,少数人思想不稳定,短期行为严重;另一方面,有些材料供应商为了推销其产品(不一定是合格产品),采取给回扣、送红包、拉关系等方式贿赂采购人员或某