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基于移动终端的高校档案管理信息化系统建设探讨 随着计算机信息网络技术和数据库技术 在档案管理方面的应用，基于移动终端的高校档案信 息化建设成为档案工作进一步发展的必然趋势。本文 就高校档案管理信息化建设的主要内容及完善和落实 档案管理信息化的关键问题进行了探讨，提出建立基 于移动终端的高校档案管理信息化系统的必要性。 关键词：高校档案管理；信息化；移动终端 1引言 在科学技术迅速发展的今天，档案管理数字化与 网络化己成为一种必然的趋势。随着移动通讯设备的 不断丰富，特别是在高校，笔记本电脑和智能手机相 当普及，很多地方都可接入移动互联网，这就为基于 移动终端的高校档案管理信息化建设奠定了基础。 高校档案管理信息化是学校管理工作的重要组成 部分。高校档案管理的信息化建设对于促进高校档案 的改革创新具有十分重大的意义，做好档案管理信息 化建设的工作，也是高校的重要工作之一。［1］特别 是开展基于移动终端的高校档案管理信息化建设的研 宄，是当前高校教学和科研的需要，它将为其他行业 的档案管理提供参考和借鉴。 2高校档案管理信息化建设的主要内容 高校档案是指:“高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接的，对学生、学校和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记 录”。［2］ 高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设 施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规 范以及安全保障体系等四个方面的建设。［3］学校应 把加快高校档案管理信息化建设的步伐这个问题提到 议事日程上来，主要应从以下三个方面考虑。 2.1配置相应的专用硬件设备 目前高校对于档案管理信息化建设硬件方面的专 门投入相对来说很少，一般都是与学校的网络建设同 步，因此，用普通或低档计算机作为档案管理服务器 的情况非常普遍。计算机仅作为存储和上网工具使用， 且一体化进程缓慢，这对档案管理信息化的建设速度 造成了制约。 档案管理中的电子文件等数据不仅要在本地存储 和备份，而且还要进行异地备份，为确保其安全性， 要求硬件配置完善，因此要使用专用的硬件设备专门 存储或备份电子文档，从而达到通过专门的相关硬件 设备进行发送和接收档案管理信息。 同时，要安装网络防火墙，进行内网和外网隔离， 对访问进行控制和文档加密，对用户访问进行认证等， 以确保档案信息传递的安全。 2.2建立基于移动终端的高校档案管理信息化系 统 依据《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》 等相关政策法规，将学校已有的电子文件和各单位档 案部门提供的档案按类归档，并及时录入相应的数据 库系统，这样不仅能够避免资源的流失，而且还能进 行资源整合。通过计算机信息技术、网络技术和数据 库技术对档案资料加以科学整理和分类，实现档案的 数字化管理和快速查询，建立基于移动终端的高校档 案管理信息化系统，以方便用户用笔记本和手机进行 访问。 2.3开通检索服务 在组织上、技术上和人员上做好准备，设立专门 档案服务中心，为各单位提供所需的档案信息，同时 提供多项并高效的规范和标准化的服务。 做好档案网站的建设，使之操作简便，易于推广 和维护；管理界面友好并具有多种查询功能；内容可 及时更新，并可修补漏具有较高的兼容性 及时更新，并可修补漏 具有较高的兼容性 3完善档案管理信息化落实的关键问题 为了加快高校档案管理信息化的步伐，应做好两 个方面的工作。一是加强档案管理人员的培训；二是 制定相应的规章制度。 3.1加强档案管理人员的培训 在基于移?又斩说母咝5蛋腹芾砟J街械男畔11.? 建设 中，会遇到许多新技术和新问题。就目前从事档 案信息化管理人员而言，有相当一部分人员的知识水 平和能力跟不上其建设速度。因此，高校应当加强对 档案管理人员的培养和教育，使其能够充分掌握相关 的操作技术。［4］ 3.2制定相应的规章制度 合理而科学的规章制度是完善和促进档案管理信 息化落实的关键。［5］目前，档案管理制度的不完善 使得档案管理存在档案信息不完整、查询比较困难的 情况，这不仅影响了档案管理的效率，同时也使档案 管理应有功能的发挥受到了影响。制定相应的档案管 理规章制度，并给予具体的指导是非常必要的。 3.2.1对档案工作进行必要的约束 明确档案管理过程，制定档案管理相应的详细流 程，进行标准化管理。 3.2.2责任到人 建立档案管理责任制度，将管理责任落实到每一 个档案管理人员身上，提高档案管理的水平和效率。 4结语 纵观高校档案工作的发展，开展基于移动终端的 高校档案管理模式中的信息化建设是非常必要的。在 今后高校档案管理中，配置相应的专用硬件设备、建 立基于移动终端的高校档案管理信息化系统和开通检 索服务是其主要的建设内容。加强档案管理人员的培 训和制定相应的规章制度对档案管理工作给予约束和 具体的