档案管理制度f.doc

PAGE 附件 项目部办公管理制度 附件 第一章 文件管理 第一节 管理内容 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，项目部上报下发的各种文件、资料。 项目部各类文件由办公室归口管理。 第二节 收文的管理 公文的编号保管 1、外来的文件由办公室专人负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。 2、办公室对上级来文应及时附上 “文件处理传阅单”，并分类登记编号，保管。 3、属于其他部门或个人代收的文件、项目部外出人员开会带回的文件及资料也应及时移交办公室进行登记、编号、保管，不得个人保存。 公文的阅批与分转 1、凡正式文件均由办公室根据文件内容和性质阅签后，分送承办部门阅办。重要文件应呈送项目部领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。一般函、电等，分别由办公室直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 2、为避免文件积压误事，办公室应在当天或第二天将文件送到项目部领导和承办部门，紧急文件要即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅。 文件的传阅与催办 1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有保密要求的文件带回宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。 2、阅读文件应抓紧时间，阅签文件一般不得超过两天，阅后应签名。阅完后应及时将文件交还办公室，切忌横传。如有领导 “批示”、 “拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3、阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要借阅，按档案管理规定办理。 4、办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电，应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印，原件应及时归档。 第三节 发文的管理 凡以项目部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、计划、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作，要求发文时应经项目部领导同意，由办公室按统一文号、格式发文。 发文程序 1、项目部文件由部门拟稿或由指定的拟稿人拟稿，草拟文稿必须做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、格式与标点符号正确。 2、文稿拟就后，由拟稿人填写发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期。 3、草拟的文稿由部门负责人核稿(对文稿的内容，质量负责)。如涉及几个部门内容需经会签的文稿，应由拟稿部门送有关部门会签。 4、办公室应根据有关要求，对文稿进行审签。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。 5、文稿经核稿、会签、审签后，呈送分管领导核签、项目经理批准签发。 6、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号后打印（经签发的文件原稿送档案室存档，电子版同样留存办公室）。 7、文件打印清样，应由拟稿人负责校对，校对后方能复印、盖章。 8、文件由办公室负责报送，填好发文登记表并经签收人签字。 第四节 文件的借阅 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写“档案资料借阅单”，对有保密要求的文件须经办公室主任同意后方可借阅。 借阅文件应严格履行借阅登记手续，不得拆卷和在文件上勾划，阅后应及时归还。 办公室对借阅的文件应负责催收，并定期对文件进行收缴清退工作，如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第五节 文件的立卷与归档 文件的归档范围 1、凡下列文件统一由办公室负责归档 （1）上级机关来文，包括上级报告、申请的批复; （2）项目部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等; （3）项目经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录; （4）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及项目部在会上的汇报发言材料等; （5）上级机关领导来项目部检查视察工作的报告、指示记录，以及项目部向上级进行汇报的提纲和材料; （6）项目部日志和大事记; （7）项目部上报的其它有关材料; （8）反映项目部生产、经营活动、先进人物事迹及领导来工地视察、检查工作等的音、摄像制品; 2、各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。 立卷要求 1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3、要坚持平时立卷与定期立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 第六节 文件的销毁 对于多余、重复、过时和无保存价值的文