谈谈如何加强电力企业工程的项目档案管理.docVIP

谈谈如何加强电力企业工程的项目档案管理 　　摘要：基建工程项目档案是电力企业基建工程的记忆和缩影,是工程建设全过程的综合反映。它的产生、形成和积累贯穿于整个工程的全过程，即一个项目工程从酝酿、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、安装调试、试运及竣工验收形成的各类文字和图样。它涉及的部门多、人员多、档案形成的时间和空间跨越度大，档案内容复杂。因此要认真地做好基建工程档案的收集、整理、归档和保存，以便为企业工程投产后生产运行、维护、改造、扩建等方面工作提供可靠依据，在需要时发挥出它的重要作用。 　　关键词：电网建设；项目档案；档案收集；档案验收 　　 　　1.建立档案监督管理制度，依法制档 　　由于电力建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。 　　为进一步加强对基建项目档案收集工作的监督管理，工程档案收集要贯彻“一列入、一参加、一同步”。一列入：明确基建项目参建单位归档职责，把收集、积累、移交、归档工作列入该参建单位职责范围，并责任到人。一参加：档案人员参加科研成果评优、建设项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。一同步：档案收集工作与基建、生产、科研设备管理活动同步进行。 　　事前介入，在与参建单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理、消防等单位），应对项目档案的套数、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求。 　　事中监督，档案人员要负责组织监督和检查有关单位档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边整理。使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。 　　2.注重实效，健全保证措施 　　工程项目建设是一个动态的过程，从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好电力基建工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。 　　工程项目建设中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了电力工程收集归档工作的正常有序进行。 　　2.1在《经济责任制考核》上进行约束 　　把工程资料的归档情况，作为对参建单位的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各参建单位挂钩，进行扣罚。 　　2.2工程竣工验收环节上进行约束 　　按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。 　　2.3在工程决算、付款上进行约束 　　把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案人员负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。 　　3.项目档案收集与管理工作 　　3.1项目前期文件 　　项目前期文件在基建工程档案中属于重要文件，它是证明一个工程建设项目是否合法的有利佐证，同时也是档案收集整理难度较大的一项工作。一个项目工程在最初的酝酿、调研和申报过程中，形成文件经手人多、时间长且在项目前期工作中往往又未配置专职档案人员，所以形成的文件资料很难得到统一和系统的整理。为确保前期文件完整、齐全的归档，一旦专职档案管理人员介入后，就应立即了解项目进展情况，对取得的文件及时收集归档保存