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试论办公室系统的协调功能 论文关键词：行政管理办公室协调功能 论文 办公室是单位和部门的枢纽，功能多、任 务重。作为一个沟通上下、联系各方的综合管理机构，办 公室要善于统筹兼顾，围绕工作中心，充分发挥办会室系 统的协调功能，提高其协调能力。 办公室作为一个综合性的办事机构，其承担的职责和 任务是多方面的，如撰写文稿、文书打印、档案收存、机 要保密、电话传真、组织会议、处理信息、内部协调、公 关接待、信息发布和督促检查等，担负着日常性的行政事 务及繁重的服务工作，起到承上启下、协调左右的中心枢 纽作用。本文拟就力、公室的协调功能进行探讨 所谓协调，就是连接、联合、调和所有的活动及能量， 使之统一起来。换句话说，协调是一项综合性的管理工作， 其目的是消除管理过程中各环节之间的不和谐现象，使之 协调一致、相互配合、同步发展。在实际工作中，单位的 内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲 突和不一致、不协调的现象，这些矛盾与冲突，需要通过 有关政策、规章制度和有力的措施来调节。办公室作为管 理系统的中枢，其所处的位置决定了办公室的工作必须经 常地、大量地、直接地协调各种关系，其协调工作的主要 方面是上下级间的协调和左右间的协调。 、上下级间的协调 首先，作为领导的参谋和助手，办公室人员要深人开 展调查研宄，经常给领导提供有关的统计数据和业务管理 信息，并依据党的方针和国家的政策法规结合实际情况， 适时地提出可行性建议，撰写出客观全面的、具有前瞻性 的调研报告供领导参考，为领导作出正确决策服务。办公 室是领导的左膀右臂，参谋作用十分明显，办公室干部要 克服“言多必失、言高盖主、言低丢而”的困扰，不以言 轻而金口难开，要敢于进言，敢于献计，大胆进谏。当然 进谏也要点到为止，不能把自己的意见强加给领导，更不 能左右领导决策。要坦坦荡荡，出于公心，从大局出发， 以事业为重，说真话，丁是丁，卯是卯。 其次，办公室所处的位置自然要求办公室要在领导和 群众之间起到桥梁和纽带作用。为此，办公室要认真对待 和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾，善于做好群众 工作，积极维护领导之间、领导和群众之间的团结。在协 调处理政务、事务时，要平心静气、平等待人，仔细倾听 对方的意见，充分体谅对方的难处，对他们的实际困难和 问题，该解决的要及时向领导反映并积极配合解决，要利 用自己政策懂得多，信息知道得多，领导意图了解得多的 优势，帮助基层出点子、理思路和谋对策。 再次，领导之间由于各自分管着几个方面的工作，往 往会从分管的工作出发，给办公室提出不同的要求，发出 不同的指令，对此办公室人员要胸有全局，分清主次和轻 重缓急。在安排工作计划、各种会议和活动的工作中，要 以正职领导为中心，对大是大非、事关全局的问题，必须 多请示主要领导，按主要领导的意见去沟通和落实，对领 导之间即正职与副职、副职与副职之间的意见，也要及时 沟通，消除误会，努力使整个组织建立起融洽和谐、相互 支持、相互信任的关系。 二、左右间的协调 首先，在实际工作中，由于各个部门所处的位置不同， 也由于各类人员在思维方式、思想认识、工作作风和工作 能力等方面存在差异，他们往往偏重于注意自身目标的实 现，而忽视别的部门或别人的要求，使得部门之间、人与 人之间对一些问题的认识和处理不一致，以致于不能发挥 整个组织的最大功能，不能形成最佳的合力。对此各级办 公室要通过联系、沟通、调解、协商等方式来有效地统筹 协调左右之间各方面的关系，弄清楚问题的来龙去脉，绝 不能把遇到的矛盾简单地上交给领导。 其次，办公室在发挥协调功能中，要站在全局的立场 和高度对各部门进行综合平衡，集中多方意见，多方协 商，求同存异，秉公处理，要以公正平和的心态调整、理 顺和改善各单位之间、人际之间的关系，解决工作中的矛 盾，并且建立和健全各种协调制度，使协调工作逐步规范 化、程序化。 再次，办公室的协调工作要纲举目张，不能事无巨细 眉毛胡子一把抓，否则就会被事务所淹没，有可能顾此失 彼、事倍功半。事实证明，办公室的协调工作一定要有重 点，要紧紧围绕领导关心的重点和群众关注的热点及改革 发展中碰到的难点问题，通过牢牢抓住重大事项，去带动 办公室协调工作的开展。 三、协调工作中应该注意的几个问题 第一，有权不越权。办公室是综合管理部门，是协助 领导施政、指挥和管理的左右手，但办公室干部要切实摆 正位置，既不能越权，更不能滥用职权。要始终牢记自己 是参谋而非领导，是“配角”而非“主角”，做到尽责不越 职，出谋不决策，参与不干预，在正常情况下绝不超越职 权范围处理事务，绝不过问不该知道的事情。办公室在任 何时候都不能忘记按章办事，按领导意图办事，按照工作 程序办事，对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导 关系，有请示，有汇报。凡遇