规范合同签署及招投标等相关事宜的管理建议书.DOCVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 1 规范合同签署及招投标等相关事宜的 管 理 建 议 书 资源集团各业务部门、各所属企业： 近期，集团法务部在进行请示报告事项、商品房销售合同、租赁合同、施工合同等各类合同的审核时以及招投标监督过程中发现隐含的法律风险，结合目前已发生的诉讼案件，归纳如下风险防范的管理建议，提示各业务部门、各所属企业引以为戒、及时梳理、排查落实整改，具体要求如下： 一、带租约销售租赁合同应明确约定合同计租面积以实测面积为准 在带租约销售租赁合同中应明确租赁场地面积以房管部门出具的房产面积测算报告书里的实测面积为准，避免约定不明确导致承租人与出租人因实测面积与预测面积不一致而发生争议。 二、鉴于国家已出台“营改增”税改政策，在我方作为付款方和受票方的合同签订过程中，应注意在合同中明确以下事项： 1、合同中应明确约定将取得合法有效的增值税专用发票作为我方付款的前提条件。若合同相对方不提供发票，我方有权拒绝付款且不承担违约责任。 2、合同签订时应当审查对方的纳税资格，并在合同中明确付款方名称和相关信息，用于开票方开具增值税专用发票； 3、合同中应当明确合同价款是否包含增值税。 三、为确保合同生效要件的完善，避免合同权利义务起算点发生争议，加强合同签订的规范性，对合同签订日期做如下要求： 1、合同签订日期不得空白不填； 2、合同签订日期由合同经办人负责填写，经办人申请盖章人在纸质合同文本盖章的同时将合同签订日期填写完整；经办人同时负责要求合同相对方将合同签订日期填写完整或要求合同相对方仅盖章由经办人在我司盖章时将对方合同签订日期一并填写，做到双方合同签订日期保持一致。 3、归档人在审批流程中录入纸质合同文本上填写的签订日期后方可确认归档，以便BI系统能够抓取合同文本的实际签署日期。 四、严格审核招投标资格预审、招投标文件，确保入围企业具备施工能力及投标能力，确保拟签署文件与招投标文件的一致性 为避免在开标时发现投标单位无法满足项目建设要求，导致投标单位不足、竞争不充分等情况，业务部门在审核招标文件及资格预审文件时，应从严细致审核，确保招标文件满足国家及项目要求，确保入围单位满足需求并具备施工能力、投标能力；在招标完成后签署正式文件前，各业务部门应详细核对，确保拟签署文件与招标文件的一致性，如确需对拟签署文件进行适当调整的，应当严格按照审批流程完成审批，不得未经审批擅自调整； 五、合同专业术语表述应清晰明确，对涉及重大事项的专业术语应有单独详细解释，避免产生分歧 各所属企业拟签署文件中涉及专业术语的，应由相关业务部门专业人员审核确认，如专业术语可能存在理解分歧或专业术语涉及到后期工程质量、安全、结算等重大事项的，须在合同中对专业术语定义进行专门的详细解释，避免分歧； 六、商品房销（预）售合同确定的交付标准应与设计文件及竣工验收备案文件一致，非经审批不得擅自调整。 各所属企业商品房销售（或预售）合同列明的商品房交付标准或其他设备设施条件，原则上应与设计文件及竣工验收备案文件一致，如确需对交付条件进行调整的，必须由设计及工程专业人员进行确认并由法务人员审核，未经各专业人员确认并经法务人员审核同意的，不得对合同交付标准或其他设施设备条件进行任何调整。 七、在签署商品房销（预）售合同时如实告知客户房产抵押等相关情况 所属企业对于所销（预）售房屋存在已抵押情况或其他瑕疵但不影响销（预）售的，应尽可能提前向客户说明并在商品房销（预）售合同中明确列明，同时应提前考虑该抵押或瑕疵在办理合同备案、房屋交付、房产证办理等关键环节时能否及时消除，如不能消除的，应在销（预）售前做好处理预案。 八、审批流程上报时所附文件应齐全并填写完整，如有特殊事项，应在审批面单中特别说明。 集团各业务部门、各所属企业经办人在发起审批流程时，务必确保流程上传的文件齐全并填写完整（包括但不限于合同及合同相关附件），如所报事项有需要审核/审批人特别注意或对审核/审批结果可能有重大影响情况的，务必以显著文字在流程面单中特别说明。 为避免上述经营风险产生，各专业部门应当加强沟通，从不同专业角度对拟签署合同等文件审核把关并确认，避免后期风险。 以上风险防范要求，请各业务部门、各所属企业认真落实，法务部将视情况对梳理及整改情况进行抽查。 资源集团法务部 二0一六年六月二十四日