行政工作中如何合理安排时间.docVIP

行政工作中如何合理安排时间 　　　　时下大家相见或联系，开头的一句寒暄多会是“近来忙不忙?” 　　受问的一方大多的回答是“忙”、“很忙”、“好像没有不忙的时候”……好像从没听过“不忙”的回答。“不忙”两个字似乎与“不勤奋”划等号，所以大家都说“忙”,都在“忙”,加班加点便理所当然地成了家常便饭。与此同时，“没时间看书”、“没时间陪家人”、“没时间运动”等此类的抱怨似乎越来越多地充斥于上班族之中。试问一下，咱们真有那么忙吗?忙得有方向、有价值吗? 　　一曲“时间都去哪儿了”道出了无数人的心声，为时下忙碌的人们增添了一缕亲情的暖色调，同时也引起了人们对时间飞逝的惆怅和对时间管埋的思考。思考时间的分配，也是在反思我们的生活节奏、人生观和生活习惯。忙碌的时代、忙碌的我们，是该静下心来对我们的生活、工作进行好好思考和梳理的时候了。下面结合自己在高校行政工作的性质、特点和生活实际，谈谈如何管理好时间，从而让自己过得既充实又不忙。 　　办公室作为机关事业单位的重要职能部门，行政工作在整体工作中起着协调左右、承上启下的重要作用。行政人员要做好服务单位、服务领导、服务群众的工作，每天要处理的事情非常多而杂，这也是行政工作的显著特征。基于此，目前大多数行政工作的现状是： 　　没有明确的目标和详实的计划、贪大求全或拘泥形式、做事分不清主次且容易拖延、重复处理出现的同一件事导致效率低下等。然而，行政工作效率的高低与行政人员对时间管理的好坏有着直接的关系。一名称职的行政人员应当以主动的心态当好时间的主人，学会管理时间、巧妙地分配和掌握时间，用有限的时间进行高效率的工作，让自己从繁忙的工作中解脱出来。如何在繁杂的事务性工作中既能理出头绪和重点，又能兼顾其它，做到抓大不放小，把工作做得有条不紊，力求圆满完成各项任务呢?以下谈一些思考。 　　一、勿贪大求全，要学会授权 　　行政办公室是单位的窗口，是联系内部和外部的桥梁，外部单位发来的通知、指示等首先到达办公室。在接到一份文件后，首先要区分应该归哪个部门来处理，属于人事、教务、党务、或学生工作，然后分发至相应部门来处理，而不是不加选择地揽在自己身上，要充分发挥各部门应有的职责。另外，时间的使用具有非线性。我们发现，在原本已经紧张的工作安排中，再加上哪怕1%的事情，造成的压力会远大于1%.更何况，本以为能在一定时间完成某件事，但时常会有别的事情不断“插队”进来，这样会拉长“战线”.所以说，贪大求全承载了太多的任务和“机会”,会感到压力非常大。所以，行政人员应当把自己的事做好，不要试图做整个团队的工作! 　　一个人的时间是有限的，合理有效的“授权”是最能节约时间的方式，尽管授权是有风险的。因为不管你如何授权，最终承担责任的永远是自己，这就是为什么日常工作中有很多行政管理者再忙也宁可自己做而不愿教下属的原因。这样一来必然会陷入恶性循环，即下属永远学不会、没进步，而管理者永远都有做不完的小事情，没时间去做该做的大事情，工作没有规划和方向，影响工作成效。正确的做法是：下属能做的，放手让他去做，授权是最好的训练方式；下属不能做的，辅导他，教会他，艰难时挺身而出，拿出方法，有能力有担当。行政管理者要有“育人”的胸怀，要“转换心态，做好服务”,对下属要“给予信心，积极期望”、“有效授权，辅导促进”.只有下属成长了，才更有能力接受你的授权，才能真正节省你的时间，让你有更多的时间去做重要事情、思考宏观问题。 　　二、工作要有计划性且留有必要的松动时间 　　整天都在忙，不代表真正有成效、有产出。制造出繁忙的表象很简单，处理电子邮件、会议准备、整理材料、环境保洁，一天的时间很快就过去了，可是一天结束的时候，可能没有很多实质性的东西。要有“实质性的东西”,就要弄清楚自己将要做什么，这就是计划性。常言道“凡事预则立，不预则废”,如果没有良好的计划，就会出现有工作来就做，再来工作再做，对工作疲于应付，导致手忙脚乱，工作质量和效率都大大降低；如果每天在开始工作之前花几分钟时间整理工作思路，对一天的工作进行一个规划，会给工作的顺利开展提供有益的帮助。合理的工作计划可以有效地管理和使用时间，不但有利于提高工作效率，还能留出更多的时间从事更重要的工作和学习思考。 　　行政人员可以将工作分成几大块，对每一块再进行细分。每天的工作任务确定之后，再按顺序进行整理，具体哪段时间完成什么工作，都有明确的目标和详细的计划，这样才能用最短的时间高效地对办公室业务进行全面把控，才不会导致一些重要或紧急的工作没有及时完成而影响下一步工作安排的后果，才能提高工作质量和效率，工作起来才会游刃有余。另外，要学会借助外在工具，譬如，利用电脑电子文档记录进行复制粘贴可以减少重复的文字工作，利用记事本、台历等有助于我们有计划地利用时间，甚至还可以用手机设置闹铃给自己提个醒。