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高校档案开放目录的体系建设的研究 　　摘 要： 本文从开放档案的意义和基本要求及研究档案开放目录体系建设的目的、国外与国内高校档案开放目录建设管理现状、高校档案开放目录体系建设中存在的问题、高校档案开放目录体系建设的建议等方面论述高校档案开放目录体系建设所产生的积极效益及档案利用率的提高有效带动和促进高校档案事业建设工作的开展。 　　关键词： 高校档案馆 开放档案 目录体系 　　“开放档案”是指将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般手续即可通过一定的方式进行利用[1]。在我国社会主义现代化建设、科学技术、经济迅猛发展的大背景下，高校档案作为档案事业的重要组成部分，应被广泛系统地利用。为了便于检索、查询和研究，高校加强档案开放目录体系建设势在必行。 　　一、开放档案的意义、基本要求及研究档案开放目录体系建设的目的 　　（一）开放档案的意义。 　　档案发展规律必然走向开放。开放档案简化了利用手续，开阔了利用范围，实现了档案的社会服务功能和社会价值。利用档案的用户人次增多，满足客户利用需求；产生社会效益创造更多的文化物质财富；有效地带动档案管理工作的建设与开展；以更科学的标准要求档案整理、分类与检索的质量。 　　（二）开放档案的基本要求。 　　档案的开放应以如下要求为前提：（1）开放的档案必须按照规范经过系统和严谨的收集整理；（2）字迹模糊的档案经过修复，案卷破损的档案经过保护；（3）编有案卷或文件级开放目录，供利用者自行检索；（4）设有必要的利用服务设施，如开放档案阅览室、阅览和复印设备。 　　（三）研究档案开放目录体系建设的目的。 　　没有供利用者检索案卷的开放目录，开放档案可以说无从谈起。研究档案开放目录体系建设的主要目的，是提高档案目录检索的时效性，改善用户服务质量、服务体验。这要求我们对现行高校档案开放目录体系的形成和职能发挥做深入的剖析。实现档案横向、纵向信息资源共享，建立规范的符合统一标准的高校档案开放目录体系。 　　二、国外与国内高校档案开放目录建设管理?F状 　　（一）国外档案开放目录建设管理现状。 　　首先，种类多样。日本有文件型、地图型、画卷型、照片型、图画型、和海报型等开放目录种类类型；澳大利亚有字顺目录、主题和人物目录；英国有杰出人物目录、地点目录和主题目录；美国有AAD全宗目录、主题目录、字顺目录和时间目录。其次，检索工具多样。就美国来说，档案馆的信息资源非常丰富、种类繁多，检索工就有OPA，ARC，AAD，ALIC。再次，主体多样。这些国家除了档案馆外，图书馆也从事档案开放目录建设。如美国国会图书馆、美国数字图书馆联盟、日本内阁图书馆、加拿大图书馆等。最后，开放目录层级较多。如美国AAD一级全宗目录下设有二级和三级目录[2]。 　　（二）我国高校档案开放目录建设管理现状。 　　1.根据《四川省高等学校档案工作发展报告（2015）》对全国高等学校档案机构开放档案640625卷案卷的调研，开放档案目录案卷级45.6299万条，文件级107.6212万条。2014年各高等学校档案机构利用档案总人次达54489人，共利用档案91431卷，28980件。在利用人数和卷件数上，“985”“211”和部署高校利用情况最好，普通高校次之，高职高专类学校最少，另外仅有9所高校档案机构开展查询以外的其他服务项目，仅占高校总数的17%[3]。与我国其他类型的档案馆相比，高等院校档案馆建立了开放目录和相应的网站，信息化工作是先进的。但目前高校档案开放的形式还比较单一，开放性目录体系的建设尚不完善。 　　2.高校档案馆开放目录用户调查情况分析。《国家档案开放目录体系建设研究》课题组的汇总了651份高校档案馆开放目录用户问卷。用户主体学生占77.9%，教师占9.8%，专业技术人员占4.5%，企事业单位管理人员占3.2%，自由职业者占1.1%[2]。 　　（1）学生利用高校档案馆开放目录的目的主要是信息验证，包括身份验证、考试成绩验证、学籍验证等。 　　资料来源：《国家档案开放目录体系建设研究》课题组 　　（2）教师利用高校档案馆的主要目的是为减缓教学与科研压力的学术研究，学术研究大部分与工作需要相关。 　　资料来源：《国家档案开放目录体系建设研究》课题组。 　　高校档案开放目录用户主要群体是师生，其中学生利用率高、教师利用率较低，有向社会开放的迹象；用户入馆的主要目的是信息验证、增长知识、教学科研需要、学术研究；用户较注重素质与学识方面的内容，较少倾向休闲娱乐。建立学生档案信息库开放性目录体系，对学生的各类信息进行整合、分类、排序，做到清晰明了，查找利用便捷。高校教师教学、科研压力大，现有的高校档案馆目录信息管理平台仅仅实现了档案信息的有序化，不具有知识生