公司行政部门日常事务工作流程(同名4590)　.doc

公司行政部门日常事务工作流程 一、 办公用品领用1、领用人根据有关办公用品清单及 实际需要，向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行 政部签字领取。2、办公用品采购原则上由各部门向行政部 提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副 总签字同意后另行购买。3、办公用品费用每月摊销一次， 如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放 办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。4、员工离职 时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急 需领取办公用品须部门经理签字确认。 二、 印签管理1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行 政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、下属 企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须 经总裁批准。3、各部门印章由各部门指定专人负责保管； 印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。4、用印人 填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、 用印日期。5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。 三、复印1、公司所有复印文档工作原则上由行政部 统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外 复印。2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。 3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销， 复印机维修费用根据比例每季度摊销。4、如行政部发现复 印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写 外，将限制该部门使用复印机，直至落实责任及相关处罚。 5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部 一经发现，有权根据公司有关规章制度，通知人事部进行处 cm iJj o 四、 传真收发1、公司与外界联系需对方发送传真时， 尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分 发。2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负 责通知收件人及时领取及签字确认。3、行政部每月或每季 度根 据传真使用比例摊销费用至各部门。 五、 信件收发1、公司所有收发管理工作均由行政部统 一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、 电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收发人 员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。3、收 到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。4、对贵重 物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签 字领取。5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。 六、 名片管理1、公司名片格式统一化，由公司行政部 依据企业形象规划并联系印刷业务。2、印制名片申请者填 写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印 制。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符， 姓名、联系办法等需确认无误。4、公务、客户名片须在公 司内作为共享资源。5、自确认名片内容起，一周内到行政 部领取。6、名片印制费用每季度摊销一次。 七、公司设备申请流程为加强我公司固定资产管理， 规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参 照《行政事业单位国有资产管理办法》规定，结合我公司 实际情况，特制定我公司设备申请流程：原则：讲宄计划 性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能 的按计划完成：1.配发过程中，是否供应，供应多少，要 以客观需要为依据，而不是单纯的级别；2 .要考虑实际可 能的收益而不是不计工本，，不问效果，一定要保证重点， 分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；3.要使库存保 持合理的限度，注意提高资金的有效利用率。 、具体流程：1.各部门根据各自工作的实际情况和预 算计划，提出切实可行的申请要求，经部门经理和分管副 总签字同意后，抄送给行政部。2.行政部根据各部门现有 的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正 的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意 见。3.如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行 政 部主管副总签字确认后实施；4.如果采取“购买”程 序，行政部将参照“江苏大软件股份有限公司财务审批流 程暂行规定”有关规定具体执行。5 .采购由行政部统一申 请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的 原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格 比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政 部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登 记领用，责任到人。6 .所有资产在使用者离开公司或调离 本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记 八、 午餐饭票1.员工到职，由本部门内勤根据其到职 日期向行政部领取饭票。2 .每月30-31 0,各部门内勤根 据本部门正式员工实际人数领取下月饭票。3.每月1 一2日 由各部门内勤统计本部门上月饭票退票情况并向行政部提 供详细名单。如遇周末，顺延两天。行政部不接受个人零 星领取及退