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高校人事档案利用的现状分析及其发展的策略 　　[摘　要]本文以广西师范学院为例，通过对高校人事档案利用现状的分析，有针对性的提出发展高校人事档案利用工作的策略，旨在为今后档案利用工作的顺利开展提供重要依据。 　　[关键词]高校；人事档案利用；发展策略 　　人事档案利用服务是人事档案工作的一个重要环节，是人事档案工作全部活动的价值体现。本文以我院人事档案室为例，通过对人事档案利用情况及存在问题的总结分析，针对性的提出发展高校人事档案利用工作的思路和策略，使高校人事档案发挥更大的作用。 　　一、我院人事档案利用现状分析 　　（一）档案资源管理情况 　　广西师范学院是一所地方性普通本科院校，人事档案室隶属于学院人事处，负责全院管理人员、专业技术人员及工人等档案的管理。我院于2006年采用相关软件建立起人事档案信息管理系统，对库管的两千余卷人事档案全部采用计算机管理(包括档案检索、统计及转递；信息查询及更新；卷内目录编辑及各类名册制作等业务)，同时，结合高校人事工作的实际需要，对全院教职工的主要信息，如学历、职称、职务、年度考核结果及工资晋升等变动过程实施全程纪实性录入，并坚持对后续信息的及时更新完善，有效实现了我院人事档案信息的动态化管理，大大提高了人事档案的利用效率和服务水平。 　　（二）档案资源利用情况 　　近年来，随着我国人力资源管理及社会保障体系的逐步完善，人事档案的社会服务功能日益增强，民众的个人档案意识也在普遍提高，仅以我院人事档案五年间的利用情况分析来看： 　　1.接待利用者人次情况。经统计，在2007-2011年的五年间，我院人事档案室共接待利用者2247 人次，年均约449人次；共提供档案1066 卷，占馆藏总量的50.2％，年均约213卷次，共提供系统信息2242项，年均约448项次。详见表1。 　　表1　2007-2011人事档案室接待利用者 　　总量统计表 　　■ 　　从表1可以看出，自2005年人事档案信息管理系统建立起来，随着信息系统的逐步完善，人事档案室接待利用者的数量在逐年递增，但提供档案卷次的数量增幅并不明显，相对接待人次比率反而略有下降，而提供系统信息项次则呈现出明显的上升趋势。因此，可以从提供档案的卷次与提供系统信息项次的反比增长关系上反映出我院人事档案利用信息化的发展进程及其意义所在。 　　2.档案利用方式情况。目前，高校人事档案仍主要以档案查阅、借阅、出具证据材料、提供综合整理材料及信息咨询服务等利用方式为主。从我院2007—2011年的档案利用方式统计结果显示，五年间，档案查阅、借阅及提供综合整理材料人次变化不大，而信息咨询服务人次连年攀升，分别占当年接待利用总人次的27.6%、31.3%、37.5%、61.7%、69.2%。其次出具证据材料人次近几年也有明显的增幅。详见表2。由此表明，我国人事档案的信息记录功能和信用凭证功能正日趋加强，而传统人事档案所强调的政治身份功能和评价考核功能已日益淡化，信息咨询服务已成为人事档案提供利用的重要方式之一。 　　表2　2006-2010人事档案利用方式统计表 　　■ 　　3.档案利用目的及利用范围情况。高校人事档案利用工作，主要以室藏人事档案资源为服务内容，其主要服务对象目前仅限于本校各级党团组织、组织人事部门、纪检（监察）、审计、保卫等职能部门和在特定范围内有需求的教职工，同时也兼顾外单位的特殊需要。概括起来如表3所示。 　　从上述利用情况可以看出，组织、人事及二级学院党组织等部门利用人事档案频率是最高的，约占利用总量的76.2%；其次是教职工本人及家属利用，约占利用总量的23.2%；外单位利用率最低，约占0.66%。数据表明，由于我国目前仍沿用着计划经济时期的传统人事档案管理模式，强调人事档案为上级组织、人事部门服务，特别是中组部在《干部档案管理条例》上明确规定了查阅人事档案条件：“查阅档案者必须是党员干部；下级人员不得查阅上级人员的档案；任何人不得查阅本人及其亲属的档案等。”此规定的最大优点是强化了人事档案的机密性，方便本机构使用；而最大的缺点是过于封闭，利用面狭窄，不利于人事档案的信息化、网络化管理，且完全忽视了人事档案相对人的权利。 　　（三）存在问题 　　从以上利用情况来看，近五年来，随着我院人事档案信息管理系统的建立和逐步完善，人事档案总利用率在逐年攀升，人事档案利用工作正稳步朝向及时、准确、高效的服务目标迈进，特别是档案信息咨询服务率的上升更标志着我院人事档案利用工作的信息化发展趋势。然而，目前在我院人事档案利用工作中仍暴露出许多问题：第一，人事档案信息质量不高。主要表现在：1.档案材料的缺失或收集不及时，导致人事档案信息缺乏完整性、及时性。2.现行人事档案制度下的材料收集范围狭窄，档案内容贫乏，未能突出教师的职业特点，档案可利用