高速公路的项目档案信息化建设及管理分析的探讨.docVIP

高速公路的项目档案信息化建设及管理分析的探讨 　　摘 要：本文调查和总结了目前高速公路建设项目档案建设和管理的现状，结合在项目档案管理中已实施的信息化管理的情况，对高速公路项目档案信息管理中存在的问题进行了分析，同时针对这些问题在分析其成因的基础上提出相应的措施，为高速公路项目档案信息化建设及管理提供一定的借鉴。 　　关键词：项目档案；信息化建设；管理 　　中图分类号：G270.7 　　随着科技信息的发展，电子文件因为其快捷方便等诸多优势，已经在逐步取代了传统的纸质文件。高速公路档案也日趋信息化管理，其优势日益彰显：首先是可复制拷贝性，确保了其权威性。其次，通过无线网络传输，解决了空间以及时间上的限制。再就是可以为使用者提供技术上的保障，也可同一份电子档案多人共享。所以，加强高速公路项目档案信息化建设，利用信息化手段提高高速公路档案管理工作的效率，成为一个重要且亟需解决的大问题。 　　1 高速公路项目档案信息化在建设与管理中存在的问题 　　1.1 档案管理不规范，没有严格的工作标准。目前高速公路档案信息化已经成为一种趋势和势在必行，然而传统的标准已经不能满足其需要，因此各个系统要结合自身的具体情况制定与己相匹配的高速公路档案信息化建设工作的相关标准。 　　1.2 资金投入少，导致硬件设施配置不到位、不合理，总体发展不平衡。档案信息化建设，需要相关的硬件与软件设施比较多，加之电子产品的更新速度又非常快，同时系统还要定期进行升级维护等，这些都需要大量的资金，而一些单位为了节省资金，计算机使用的只是简单的检索，与档案管理系统所需要的服务器不能匹配；还有一部分单位由于观念陈旧，认为实施档案信息化管理作用和价值不大，投入过多的资金没有意义，从而导致先进的信息化管理无法真正的实施。 　　1.3 缺乏科学的管理方式，档案信息资源建设薄弱。由于以往传统的档案部门和其他部门不相联系，无需面对顾客，服务处于封闭状态，比较孤立，管理上无论是思想还是方法还是比较因循守旧，这与高速公路档案信息化管理恰是背道而驰的。很多单位对档案信息资源建设还停留在“形式化”、“表层化”上，认为把项目目录以及一些数字录入电脑，就是档案信息化的建设了。实则这是一个错误的概念。档案信息化并不是单纯把传统纸质载体形态，转变成数字形态那么简单，真正的档案信息化是构建一个完整系统的数字档案资源环境，发挥其便捷、快速、省时、省力等诸多优势的一个电子系统。 　　1.4 档案管理系统软件虽然很丰富，但是发挥的作用过于单一。在档案信息管理中，使用何种软件是至关重要的，因此软件的选择是一个重要的过程。目前市场上销售的软件，由于没有针对性，加上购买者没有要求进一步的改进，因此大多的软件都存在系统内容很丰富，但针对本单位所能真正发挥作用的比较单一。也就是说，选择软件的时候没有将针对性和实用性因素考虑你进去。 　　1.5 缺乏专业的档案信息化管理人才。档案信息化管理需要具备专业知识及综合素质的综合性人才，对计算机操作技能、档案业务知识以及获取判断运用信息的能力都有相应的要求。可以说人才是确保其实施的关键因素。然而实际调查中我们不难发现，大多数的档案信息化管理人员对传统的管理原则、方法能驾轻就熟，但对现代的信息化管理的理念以及方法都只是蜻蜓点水，浅尝辄止。加之很多档案信息化管理人员并非专业出身，观念比较陈旧，甚至对电子文信息传输、检索等知识还是一头雾水，此种情况严重制约和阻遏了档案信息化的发展和有效利用。 　　1.6 缺乏安全防护措施，档案数据安全存在风险。在档案信息化建设和管理过程中，主要存在两方面的风险问题：一个是网络安全问题，另一个就是档案管理系统的安全问题。档案信息的数据若想在安全得到充分的保障，只是依靠不断更改和设置复杂的密码和防火墙，是不长久的，有效的途径就是不断升级系统，使技术更加成熟，安全设施更加周密这样才能全面地保障数据安全。可以这样说，网络的任何节点和站点，都有遭受攻击的可能性，网络的不安全性已成为制约信息化网络化发展的最大障碍[1]。 　　2 加强高速公路项目档案信息化管理的措施 　　2.1 在开展档案数字化时要有选择性，对电子文件的归档和管理要加大力度。项目档案信息资源建设的重要手段就是实现数字化，但数字化的建设并不意味着所有的项目档案都如此，例如有一些项目档案就不适合利用数字化进行大规模的加工，且有的项目档案比较简单，也没有必要利用，因此我们在采用数字化信息处理的过程中，要具体情况具体分析，看看是否需要运用。因此是否需要，这是选择的第一原则。此外，利用数字化项目档案信息还要看看是否能真正达到最大效益，利用率是不是能达到最高，只要最需要，最有效，效果最好，我们才采用档案数字化。 　　2.2 在使用档案管理系统的时候，要积极采用和推广那些具备健全