第4章文档处理.ppt.ppt

* 　　通过前一张幻灯片的介绍，我们知道使用“自动筛选”功能能方便、快速地对数据清单中大量数据进行准确提取，同时辅以“自定义自动筛选”功能完成某些特殊筛选操作。但是随着筛选条件复杂性的增加，使用上述方法就有点费事，有时甚至完成不了要求。 　　“高级筛选”命令能使你筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中包含复杂的“与”和“或”关系的数据。要使用“高级筛选”命令，必须先建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分构成：条件列标题和具体筛选条件，其中首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样，具体条件区域中至少要有一行筛选条件。条件区域中“列”与“列”的关系是“与”的关系（即“并且”的关系），“行”与“行”的关系是“或”的关系（即“或者”的关系） 强调：由于筛选条件区域和数据清单共处同一个工作表中，所以它们之间至少要由一个空行或空列隔开。 * 　　分类汇总，顾名思义，就是首先将数据分类（排序），然后再按类进行汇总分析处理。它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上，利用Excel提供的函数进行数据汇总。 　　以幻灯片中的示图为例，如果想要分别察看每个分公司的人员运作费用总和，需用到“分类汇总”功能，Excel将自动创建工时、插入分类汇总与总和行，并自动分级显示数据，结果数据可以打印出来，甚至可以使用图表功能直观形象地表现出来。 分类汇总步骤： 1）先选定汇总列，对数据清单进行排序。例如“分公司”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单； 3 ）使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 4 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 5 ）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 6 ）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 清除分类汇总：在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。 注意：要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。 教材参考6.9.4节内容。 * 　　分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行。例如，幻灯片示例右图“北京汇总”的细节行虽然是隐藏的，你可单击该行对应的 “显示明细数据”符号“+ ” 显示出下一级明细数据（参考左图），同时符号+变为符号-。 　　如果我们在数据清单中使用了分类汇总功能，那么 Excel 会分级显示该工作表。 　　我们还可以根据需要，使用“数据” /“组及分级显示”菜单命令手动创建分级显示。 * 　　如果要在每组分类中附加新的分类汇总，即可创建两层分类汇总（嵌套汇总），例如，我们不仅要查看每一分公司的人工费用支出情况，而且还想细分到每一个部门的具体支出情况，如查看每一部门中最高薪水额，那么我们可以进一步使用“分类汇总”命令。 　　嵌套分类汇总命令的使用是在数据已按两个以上关键字排序的前提下进行的。 嵌套分类汇总步骤 1）首先针对两列或多列数据对数据清单排序。例如，“分公司”列和“部门”列； 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单，使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 3 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，插入自动分类汇总。这一列应该是对数据清单排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。例如“分公司”数据列； 4 ）显示出对第一列的自动分类汇总后，对下一列（如“部门”）重复步骤2和步骤3。清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。 ① Word是面向文字流的，所以图片和公式等内容作为对象嵌入；而PowerPoint以幻灯片为单位制作，实质上面向图片或文本框，所有文字嵌入在文本框中。各种PowerPoint的模板中都有用虚线描述的文本框，称为“占位符”，可以直接输入文字或多媒体信息，而文字的大小、字体都有一定的设置且可以重新编排。 ② Word是用来打印或印刷输出的，输出对象主要是纸张，面向个人阅读（教科书的标准字体为5号）；而PowerPoint的主要输出对象是投影仪，面向听演讲的受众（最小汉字字体一般建议为28磅）。 ③ PowerPoint有一般Word不具备的功能，如动画效果、自动演示、视频嵌入、背景音乐等。 * 演示文稿以大纲视图方式显示， 通过该视图可以看到部分已经创建的文字内容， 这是内容提示向导为演示文稿的准备的框架， 用户可根据此框架内容的提示来补充或编辑演示文稿的内容 * 内容提示向导的应用 内容提示向导的