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《档案信息化概论》第六章 教案 第六章 档案信息的数字化 第 PAGE 1 页 第六章　档案信息的数字化 第一节　档案信息数字化的目的、要求与格式选择 一、教学目的与要求 掌握：档案数字化的原则及要求；档案数字化文件格式的要求。 理解：档案数字化定义；档案数字化的目的；档案数字化工作宏观组织的内容。 了解：数字档案文件的格式。 二、授课主要内容及学时分配 1．档案数字化的原则、目的及宏观管理（2课时） 简要介绍档案数字化的目的；通过对档案数字化在规范性、安全性、真实性、效率性、实用性等方面的学习，掌握档案数字化的原则和要求；理解档案数字化工作宏观管理的各个方面。 2．数字化档案文件格式（1课时） 了解数字化档案文件格式的实质；掌握数字化文件格式选取时要注意的原则性要求。 三、教学难点 1．对档案信息数字化原则和要求的把握； 2．对数字化档案文件格式选择时的基本要求的把握。 四、教学内容 档案信息数字化的目的 档案信息化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。对传统档案进行数字化，旨在为信息传输“备货”，其意义不言而喻，具体目的有以下五个方面。 提高档案信息的利用效率 数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的现行电子文件在同一系统中提供利用，极大提高了文档信息的利用效率。 保护历史档案 许多历史档案因物理老化或保管不当而脆弱易损，如不及时“抢救”，很可能彻底损坏，通过制作其数字化副本代替原件流通利用，可保护重要历史档案免遭进一步损坏。 规避安全风险 通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。 缓解库房空间的紧张 对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间的压力，提高空间利用率。 便于档案移交工作 以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常执行。 档案信息数字化的原则和要求 为确保数字化档案的质量，实现数字化的目的，档案数字化工作必须遵循 “使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求” 这一基本原则，在此原则的基础上遵守以下要求。 规范性要求 规范性是开展档案信息数字化最基本的要求，也是确保数字档案信息可用性的基本条件。规范性要求的内容是：所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。 档案数字化的目的是利用网络这种新的信息传递方式来提供档案服务。因此，数字档案信息的存储与传递必须制定并采取各方认可的规范与标准，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息存储与传输的效率。 目前，我国档案界已制定了许多数字化规范，对档案信息的数字化起到了很好的规范作用。例如，2005年4月国家档案局为纸质档案的数字化发布了档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》。有关照片、录音、录像和缩微影像档案的数字化规范也在研究和待定之中。规范化还有助于选择最佳的档案数字化技术方案。 安全性要求 安全是开展档案信息数字化必须考虑的重要要素。安全要求有两层含义： （1）确保档案原件的安全 数字化需要对档案原件进行扫描、录音或摄录，因而有可能对原件进行拆卷、加工或其他必要的处理。由于被数字化档案大多数是要继续保存的，在数字化处理过程中必须最大限度地保护档案原件，尽量避免造成档案原件内部特征和外部特征的不可逆变化。否则，一旦发现处理质量不如人意或者处理好的数字化档案信息被破坏和丢失，便没有挽回的余地。对于具有文物或史料价值的档案，遵守这一点尤为重要。为将数字化工作对档案原件的安全威胁降至最低，必须仔细设计档案信息数字化的工作流程，制定严格的操作规程，确保数字化工作安全有序地开展。 （2）维护档案信息的保密性 我国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求“纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放规定以及有关规定”，“对所要进行数字化的对象要按照一定的原则和方法进行确认”。虽然被数字化的档案大多数是开放文件，不具有保密性，但是为了保护档案原件或为备份拟移交文件而进行的数字化，则可能涉及到保密档案。档案数字化工程常常有外来人员参与或交由专门的数字化公司承担，为此对参与数字化工作的公司和人员应进行严格的安全保密教育，签订安全保密协议，限定其操作