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当前城建档案管理问题剖析及其有效途径 　　【摘要】城建档案馆是城市建设资料的存贮基地，最大限度地开发利用馆藏资源服务于社会，实现资源共享。本文针对当前城建档案管理所面临的问题分析，并提出了有效的管理途径。 　　【关键词】城建档案;管理;问题;途径 　　 　　1.当前城建档案管理面临的问题 　　一是形成城建档案的责任者日益增多，对城建档案机构完整、系统地收集各类城建档案带来困难。一方面，由于城乡建设涉及面广、部门行业多、管理和工作内容丰富，决定了城建档案种类的多样性、内容繁杂性和数量庞大性。另一方面，随着各类城建档案法规规章的深入贯彻落实，各级城建档案馆如何认真贯彻落实国家关于城建档案归属与流向等有关规定，18 个大类的城建档案分散于100个不同类型的责任者中。如何完整系统地收集齐全，以全面反映城乡建设发展的全过程，是各级城建档案馆面临的急需解决的首要问题。 　　二是不同类型新型档案的产生，对传统档案管理模式提出了挑战。随着城乡规划建设和管理的现代化进程和以电子计算机为代表的新技术、新设备在档案材料形成过程中的广泛运用，城建档案的载体类型和记录方式与传统的纸质档案的形成方式有着本质的区别，需要城建档案管理部门采取相应方法加以妥善解决。 　　三是档案形成、整理、存储、查阅量迅速增加，给现行管理方法带来了极大的冲击。随着各类档案法律法规的深入贯彻实施，各级城乡规划和建设主管部门采取各种有效措施，加大了城建档案归档管理的力度，各类城建档案的形成单位或个人普遍提高了城建档案的归档意识。 　　四是纸质档案与电子档案并存的现状，对传统管理模式与新型管理模式互补提出了迫切要求。现代社会形成的数量海量电子档案，虽然已提到各级各类档案部门管理的重要日程，但其原始性、完整性、安全性、可读性等一系列尚有异议的问题还摆在我们面前。二者将长期共存的现实与理论，向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，城建档案管理需要吸取传统管理模式的优点，结合现代化的管理手段，寻找一套新的管理模式来面对重大挑战和发展机遇。 　　2.城建档案管理的实现途径 　　2.1针对不同类别的城建档案，实行多种方法的前端控制，建立可靠、完整、安全的城建档案收集归档制度，落实不同责任者的归档义务 　　档案接收是档案管理工作的源头，新管理模式的实施也必须从源头作起。城建档案的来源主要是两种渠道，一是城乡规划、建设、管理等部门形成的管理类档案，二是各类新建（改建、扩建）工程建设档案。应根据不同类别城建档案形成、管理的不同特点，采用不同的前端控制手段，保证各类城建档案及时、安全地接收进馆。 　　前端控制是现代文件管理理念的重要内容，它把保障各类文件可靠、完整、安全的措施附加在文件的形成过程。它是在对各类文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节的，带有一定重复性的工作提前实施，以减少重复工作和滞后工作，最大限度提高工作效率。 　　2.1.1各级城乡规划、建设和管理部门形成的各类城建档案的归档 　　视电子政务开展的不同情况，可分为三个层次，采取不同的前端控制方法，完成其档案的归档 。一是对于只形成纯传统型纸质档案的部门，要认真执行国家有关文书档案形成与管理的相关规章制度，定期按照有关规范的标准进行收集与移交，归档保管。二是对于已经在部分业务上采用计算机管理，并形成部分电子文件和电子档案的部门，城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有序链接，减少传统档案整理、录入环节，实现了电子文件从登记， 立卷到归档 ，著录的一体化管理，实现了档案的自动生成 实现档案部门提前介入电子文件的产生运行过程，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整 有效 真实 三是已经实现无纸化办公，所有文件、信息均由政府局域网或者互联网传递的部门，城建档案馆应当积极参与电子文件生成、运转、归档的全过程管理，采用可靠介质，做好电子档案的安全采集和有效保管。 　　2.1.2各类新建（改建、扩建）工程建设档案 　　一是通过参与工程开发的手段，对城建管理类档案提前介入，实现文件、信息前端控制、实施建设工程档案登记制度，对新建工程的登记、规划、验收、备案做出明确的规定，并将其作为行政许可的条件之一纳入规划管理程序中，以一定的标准，将建筑工程、市政工程、地下管线工程及相关照片、录像档案的信息著录工作纳入建设单位归档整编要求之中，明确档案实体。档案信息必须同时存档，使得新模式的实施从源头有标准可依，同时为电子档案接收进馆做好各项准备。其中最重要的是该系统的著录标准、规范应全部参照城建档案馆提供的标准，这不仅保证了电子档案管理的科学化、规范化标准化，更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提高了管理水平，为实现文件、档案、信息一