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明代档案机构设置及其管理剖析 　　摘要：由于明初统治者的重视，上至中央下及各级地方政府都对档案收贮、保管工作十分重视。明朝中央设立了多处功能不同的档案机构，同时地方各级档案机构也普遍设立，并有严密的防护措施。各级档案机构在各级衙署建制中的建筑位置十分重要。明代的档案管理工作采取分层进行、逐级负责制，各机构具有相对的独立性，又具联系性，其隶属人员构成体系明晰。明代档案机构的设置与管理，说明明代的档案保管工作已普遍、系统地开展起来，并受到普遍重视。 　　关键词：明代；档案机构；设置与管理 　　中图分类号：K248 　　文献标识码：A 文章编号：1003-854X(2007)12－0059－07 　　 　　目前，学术界对明代档案库房的设置与管理研究较为薄弱，零星的论点散见于有关古代档案保护研究中①。本文通过广泛查阅明代历史文献，尤其是翻阅大量明代地方志，在前人研究的基础上，对明代档案机构的设置、多功能档案馆舍的建立及档案管理的特征等问题进行了研究，不足之处敬请专家指正。 　　 　　一、明朝中央多功能档案库房的兴建的重视 　　 　　1.大本堂的修建体现了明太祖对元朝档案的重视 　　元至正二十八年(1368)。明军攻下元大都时，朱元璋即“诏告天下，条布十事”，其中之一就与元朝档案搜集、保管有关。当时。朱元璋特命徐达、常遇春等把元朝“秘书监、国史监、太史院典籍，太常法服祭器、仪卫及天文、仪象、地理、户口版籍、应用典故文字”等项完整地收集起来，并对“其或迷失散在民间者，许赴官送纳”。另据记载，徐达人元都，即“封府库、图籍实物，令指挥使张胜以兵千人守宫殿门，……禁士卒毋所侵暴”。同年十一月，朱元璋特令在宫中修建大本堂，由秘书监掌管，主要保管、整理元朝官府机构遗留下来的以及从其他地方收集来的有关元朝的档案文件和图书。大本堂的修建体现了朱元璋对元朝档案的重视，这些档案对于明初稳定社会秩序、恢复和发展社会经济、建立各种制度及巩固社会统治等方面都起了重要作用。 　　 　　2.集中收藏明朝中枢档案的处所――文渊阁库楼 　　洪武三年(1370)，明将李文忠率大军北征逃往漠北的元顺帝时，缴获了大批档案典籍。明定都南京后不久，在奉天门东建文渊阁作为宫廷藏书楼，一来作为收藏文书档案的处所，二来作为皇帝讲读的地方。 　　明成祖迁都北京后，又在宫中内阁之东建文渊阁。据史载，“永乐辛丑(1421)命修撰陈循将南内文渊阁书各取一部至京，计取书一百柜，载以十艘”，运至北京。明仁宗后，内阁权位渐高，大学士为内阁长官，负责起草诏令、批签奏章，实掌宰相权力。另外，由于文渊阁“深严禁密，百官莫敢望焉；吏人无敢至其地，防漏泄也。禁密文书一小匣，在几上钥之”。此后，文渊阁库楼就成为收藏明王朝中枢机要档案的库房。 　　文渊阁库楼位于“午门之内，迤东文华殿南，砖城；几十间，中揭文渊阁牌，牌下置红柜藏实录副本，仅前楹设凳，东西坐余五间，皆后列书柜，隔前楹为退休之所。……特凿一牖复开门，?k数掾以通日色”。可见文渊阁的建筑特色为外包砖石、不露木材的建筑，建筑坚固且利于防火。整个建筑密封性好，开设―个窗户，便于通风，有利于档案的保护。 　　 　　3.集中保管明朝赋役档案的专门档案库――后湖黄册库 　　有明一代，自洪武以后直到1645年清兵攻陷南京为止，专门收储、保管明朝赋役档案的专门库房――后湖黄册库从来搬迁过。它的收储、保管工作也从未中断过。后湖黄册库是一个存续250年以上、规模巨大的专门性档案馆，就它保管和整理黄册文件的浩大数量和当时对这些文件的频繁利用来说，就其本身各种规定严密的工作制度及长期活动的影响来说，后湖黄册库都是当时世界上最伟大的档案馆之一。 　　明王朝建立初期，面对元朝末年生产凋敝、户口失实的情况，在恢复、发展生产的同时。开始了对全国户口赋役的普查、整顿治理。洪武三年(1370)，“太祖籍天下户口，置户帖、户籍”。之后，为进一步加强封建专制的中央集权，朱元璋采纳了户部尚书范敏的建议，于“洪武十四年(1381)诏天下编赋役黄册”。黄册是明王朝用来记载、管理全国户口、土地、财粮和征收、核对赋税的册籍和工具，编制黄册的目的是把豪强地主和旧贵族隐占的劳动力夺归封建国家管理。把游离于田地之外的流民重新引导、附着于农业生产上去，以求尽快谋求社会秩序的安定及社会生产的恢复与发展。黄册的具体编造办法，经洪武二十四年(1391)奏准：“攒造黄册格式，有司先将一户定式，誊刻印版，经与坊长、厢长、里长并各甲首，令人户自将本户人丁、事产，依式开写，付该管甲首，其甲首将本户并十户选列文册，送各该坊、厢、里长，坊、厢、里长各将甲首所造文册，攒造一处，送赴本县”编造之初，“以一百十户为一里，推丁粮多者十户为长，余百户为十甲，甲凡十人。岁役里长一人，甲首一人，董一