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欧盟电子文件管理通用需求第二版――MoReq2分析 　　 随着世界信息化程度的加深，电子文件管理日渐成熟。从世界范围看，在ISO15489成为文档管理的第一个国际标准之后，ISO23081、ISO22310、ISO26122、ISO26012等国际标准也相继出台或正在制定中。这些国际标准的制定，表明了文档管理，尤其是电子文件的管理，正逐渐步入规范化、标准化的发展轨道。 　　在国际大趋势的影响下，鉴于文档管理的个性化特征，目前若干国家和地区纷纷开始制定本国或本地区的电子文件管理标准，以期解决文件管理中一些操作层面共性与个性相互协调的问题，电子文件管理系统功能需求的设计便是其中最为关键的一环。除了大家熟知的美国ERA项目外，欧盟的《电子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records，以下简称MoReq）也很有代表性。2008年2月该需求出台了第二个版本（以下简称MoReq2），本文将对该需求的最新研究成果进行介绍。 　　 　　1. MoReq的修订过程及修订目的 　　 　　MoReq最初制定于2001年，是在欧盟文件生命周期论坛（Document Lifecycle Management,DLM）的倡导下，由英国的康维尔管理咨询集团(Cornwell Management Consults plc)组织来自10个国家的13名专家共同工作起草完成的。在此后的几年间，MoReq成为欧盟文件管理的重要指导性文件。但随着信息化水平的提高及信息技术的普及,文件信息化工作的复杂性逐步体现出来,许多新问题、新情况也应运而生,有大量的具体工作需要做。其中最为紧迫的就是电子文件管理系统的建设。 　　虽然第一版MoReq提出了一整套电子文件管理要求,尤其是电子文件管理系统(ERMS)的功能需求,并对电子文件的管理元数据作了较为详细规定，但是其需求描述过于概括和抽象，无法直接用于设计和评价电子文件管理系统，且反映不出最新的研究成果和技术。同时，在内容上缺乏与最新的国际标准的一致性和兼容性。因此，为了使MoReq适应欧盟各国新阶段文件管理的需求，更加贴近于现阶段和未来一段时期电子文件管理的实践，2006年2月，欧盟正式启动MoReq的修订程序，并发布了MoReq2《范围报告》（Scoping Report）。 　　该报告指出，MoReq2的目标是适用于每一个欧盟成员国，这就要求它所提供的模型具有一定的灵活性，能够在不同的环境中均能够保证电子文件质量。根据此目标，MopReq2内容的重点将在于：（1）制定可信的电子文件管理基准模型（The base module constitutes the minimum necessary to provide credible electronic records management），为不同环境下的应用系统提供基本需求框架，包括利用控制、文件保管期限和处置、输出和移交、保管及元数据。（2）建立集成化的信息系统。仅限于关注电子管理系统是不够的，很多系统（如内容管理系统、知识管理系统、文件、工作流系统等）都生成和包含可以作为文件的电子信息，因此，建立集成化的信息系统的目的在于把这些系统进行有效集成，从而避免重要文件信息的丢失。（3）加强不同系统之间的交互操作性。 　　 　　2. MoReq2的主要变化内容 　　 　　与第一版相比，MoReq2的内容更加全面和系统。仅从篇幅上说，MoReq2长达226页，还不包括独立发布的附录9――元数据。从章节数目看，MoReq2整体内容包括13个章节和9个附录。比前一个版本，多了2个附录。主体章中内容变化较为明显的是第三章、第六章、第八章、第十二章。为了便于使用，MoReq2专门设置了附录8用来说明修订内容。 　　关于修订的目的，MoReq2开宗明义指出，首先，此次修订版在内容上涵盖了近几年最新的理论和技术研究成果，尤其是吸纳了一些已经获得普遍共识的观点，从而大大增强了MoReq的国际性和规范性。其次，MoReq2第一次可直接用于电子文件管理系统的测试，因此，在用语方面，MoReq2更加严谨；在功能需求条款方面，设置了不同级别的适用条件。第三，MoReq2为了兼顾欧盟成员国的不同情况，专门设置了“第0章”，允许成员国加入自己特殊的管理需求。此外，为了保证政策的延续性，第二版与第一版之间不存在原则上的冲突，二者几乎是完全兼容的。 　　MoReq2在内容方面较第一版更加完善和成熟，下面仅从术语、分类方案、需求、元数据四个方面简要论述一下MoReq修订版的变化内容。 　　2.1. 术语的变化 　　为了保证新版通用需求可以直接用于系统的测试，MoReq2在部分术语