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浅述开发利用人事档案提升企业人力资源管理水平 　　摘#8195;要 在人们的工作生活中,档案饰演着重要的角色,可是许多人误认为人事档案没用,呈现轻视人事档案管理的现象,影响人事档案管理工作。 　　关键词 人事档案;人事档案管理;人力资源管理水平 　　中图分类号 F2 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-(2010)092-0181-01 　　 　　近几年来,随着大、中专等各类毕业生人员就业、流动带来的人事档案流动、管理等问题,各种类型的用人模式呈现出多元化的发展态势,作为各类人员个人基础信息的人事档案的规范管理已经引起了人们、特别是组织、人事、管理部门的高度重视。如何做好人事档案管理工作,促进和提升企业人力资源管理水平,成为日益突出的问题。 　　下面就企业人事档案管理工作中存在的问题以及如何开发、利用人事档案提升企业人力资源管理水平谈几点观点。 　　1 人事档案管理工作的重要性 　　人事档案管理工作是一项政策性、保密性、专业性较强的工作,不仅是各级部门要充分重视,作为企业也要充实认识到人事档案管理工作的重要性,增强对人事档案的认识,实时研究解决人事档案管理作中的各类问题,在人力、物力、财力等方面给以相应支持。同时,把人事档案管理工作列入企业人力资源管理的主要议事日程,落实工作要求,从而积极敦促基层单位人事档案管理工作的开展,以提高人事档案工作的整体管理水平,为企业人力资源的规范管理和开发利用提供更好的保障和基础。 　　在现代劳动用工管理中,人事档案的主要包括两个方面:对职工个人而言,人事档案管理部门可以为员工进行身份认定和购买社会保险;为员工申报专业职称提供相关资料依据;依据档案确定年龄、工龄、党龄等基本信息;办理缴纳职工的养老保险、医疗保险、失业保险、工资调整等;出具与人事档案有关的证实材料等等。对企业而言,人事档案可以为人力资源管理中人员录入、提拔、任用、人员结构分析等提供真实、准确、完整的人员信息,为企业人力资源管理提供原始数据和决策依据。 　　2 目前人事档案管理工作中主要存在的问题 　　1)对人事档案的重视水平不够。一种是思想观念陈旧片面。因为历史的原因,以往的人事档案首要收集的是个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料,而现在由于工作重心的转移,组织人事政审工作相对削减一些,人们就认为人事档案“没什么用了”;另一种是受众多私营企业、公司用人不建档案等因素的影响,存在着“要不要人事档案无所谓”的错误观念。以上两种人事档案工作的思路都代表了某些对人事档案工作缺乏正确理解,对在人才资源开发管理中人事档案的作用缺乏足够的认识。在现实工作中,只重视人力资源的其它工作而轻视人事档案管理工作已无法顺应科学的人力资源管理的发展需求。 　　2)档案管理不规范。一是收集归档工作机制不健全,执行不严格。有的企业只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和档案管理制度。即使建立了机制也在管理水平上存在执行不严格的现象,收集归档工作被动、不实时。二是收集归档的材料不周全、欠准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的规范要求做了明确,但当前的人事档案材料在全面、准确地反映一个人的全貌方面仍然是欠缺的。首先有的企业一些材料还没有收集上来或收集得不齐全,如干部的考核材料、反映人的能力水平的材料等。其次一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记录一个人的履历和德、才、能发展的材料,它的内容应该是真实、准确的,而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是类似的,如一些判断、考核和评价材料都给人以“陈旧看法”、“同出一辙”的感受,或者在内容形式各异,不能准确反映每个人的真实情况。 　　3)档案室硬件管理措施不齐全。对人事档案管理必备的前提基础落实差,个别单位没有设立专门的档案室,有的单位档案多、档案室狭小、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁完整,有的管档单位必备的裁纸刀、统一的档案夹等,都无法购置齐全。 　　4)管档人员业务不熟、档案整理制度执行差。近几年管档人员工作变换频繁,加之各级档案管理部门在组织进行专业常识培训方面有所欠缺等多种因素,使得档案管理人员的业务不熟,对档案的主要性、管档要求、档案材料的收集、清算、归档、装订等业务不够熟悉,难以顺应人事档案整理工作。个别档案管理人员在接、转、调、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事,部门与管档部门协调不够,各做各的,需要用档案时,为了各自便利,不到管档单位查阅档案,叫本人自己提,造成在接转档案时不密封,严重影响了档案的保密性。 　　5)档案整理手段落伍。现在档案管理部门的管理手段仍停留在手工操作,即使操作计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与