浅述机关电子档案安全风险防控对策.docVIP

浅述机关电子档案安全风险防控对策.doc

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浅述机关电子档案安全风险防控对策

浅述机关电子档案安全风险防控对策   1 电子档案在机关办公中的优势   在21世纪的今天,电子计算机技术以空前的速度急剧发展,并在人类生活各个领域的得到普遍应用,成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。具体到办公领域,电子计算机和通信技术相结合,使办公自动化程度不断深化。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料都可以用电子计算机进行。随之产生了大量具有档案保存价值的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等,这些都统称为电子档案。所谓电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。从目前看,电子档案与纸质档案相比,具有很多优势,比如电子档案易于存储,交互性强,可保存动态视频资料,便于编辑,检索智能化等,这些优点可以弥补纸质档案许多不足,因此正逐步成为与纸质档案相辅相成、相联相通的有效补充。   2 电子档案的安全隐患   电子档案具有其独特的优势,有充分的发展前景,但众所周知,档案的保密性、安全性是档案管理的“生命线”,与传统纸质档案更加成熟的保密与安全措施相比,电子档案因发展时间短,技术性强,开放性高的特点,存在不可忽视的安全隐患:   一是易修改性。纸质档案一旦写好就难于修改,即使进行修改,也会留有明显痕迹,因此不用担心非法修改问题。但电子档案如果保护不当,很有可能被轻易涂改,对档案真实性提出挑战。   二是易复制性。纸质档案通过打印、复印可以复制,但因其实体性,只要加强管理,出现盗印的可能性很低,电子档案则不同,它具有虚拟性,因此更易复制,且能够隐蔽完成,在联网状态下,如果防护不专业,甚至不需要借助任何设备,黑客高手远程就能窃取,如果文件涉及机密,出现泄密的可能性会相对较高。   三是易损坏性。硬件损害、人为破坏(有意或无意),病毒破坏、人力无法抗拒因素(火灾、水淹等)都可能造成电子档案损坏。其中人为破坏是主因,需着重加强防范,同时做好安全备份。   四是易删除性。对传统方式的纸质档案进行删除,是不可能的,只能对档案载体进行破坏,但纸质档案存在档案室中,管理员以外的人接触很难,这种情况不容易发生。但电子档案删除起来非常方便,只要有修改文件的操作权限(无论获取方式是否合法),普通人借助键盘、鼠标就可以轻松完成删除,如果遇到专业黑客的恶意深度删除,可能会给电子档案造成无法挽回的损失。   3 机关电子档案的安全防护措施   鉴于电子档案的隐患特征,从安全风险防范的角度看,解决机关电子档案的安全性问题,主要应从三个维度入手:一是解决“人”的安全性问题;二是解决“载体”的安全性问题;三是解决好“网络”的安全性问题。   解决“人”的问题。首先,机关领导必须真重视。领导重视是机关电子档案实现安全管理,科学管理的关键。必须切实转变领导把电子档案建设仅仅作为“赶潮流”,“当摆设”的形式主义思想,让领导切实感受到电子档案忽视安全防护的厉害关系,从而重视起来,行动起来。其次,培养专业电子档案管理人才。确保电子档案安全,专业的电子档案管理人员是前提,电子档案管理对管理人员的思想观念、专业技能及综合素质都有较高的要求,所以一方面应选好人,使用素质高、思想好、责任心强的人员从事这项工作,另一方面,应加强对从事电子档案管理人员的专业培训,特别是现代科技知识和电子技术的培训,为电子档案安全防护提供专业保障。   解决“载体”问题。首先,选用优质电子档案信息载体。随着硬件技术的发展,光盘、硬盘已成为主要信息载体,其质量直接影响使用和贮藏寿命,所以应采用质量好、性能优的光盘、硬盘来存贮档案信息。第二,创造适宜的保存环境。温湿度是影响电子档案信息载体使用和保存寿命的重要因素。根据有关规定,电子档案信息载体的贮藏环境的温度15~20℃,相对湿度40% ~50% 。使用环境最佳的适宜温度为15~25℃,相对湿度40%~60%。第三,防止光线和有害气体的危害。对电子档案信息载体危害最大的是紫外线。因此,要严格控制强光的射入,不让其受到强光直射。对有害气体,主要是空气中的酸性气体在一定的条件下,会造成电子档案信息载体的损坏和信息的丢失。而灰尘不仅会划伤和污染电子档案信息载体,而且含有化学成分的灰尘会使载体受到一定程度的腐蚀。同时当含有细菌的灰尘落在电子档案信息载体上后,不仅会使其中的数据丢失,还会污染驱动器读写磁头,甚至会殃及其他载体。基于以上原因,要求严格做好防尘工作,尽可能创造良好的贮藏环境。第四,防止外来磁场的入侵。光盘、硬盘皆是一种磁性载体,对磁场非常敏感。据此,在保存和使用磁性载体的过程中一定要远离强磁场,并要有相应的防磁、测磁设备,使磁性载体的贮存和使用都不会受到磁场的干扰。如使用软磁物质(软铁、镍铁合金等)特殊材料制作存放磁性载体的专

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