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浅述独立学院教学秘书工作 　　（西安交通大学城市学院 陕西 西安 710018） 　　摘要：教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，而教学秘书工作在教学管理中也具有举足轻重的地位。独立院校教学秘书只有明确自身工作职责及工作内容，以及在教学管理过程中应具备的基本素质，才能提高工作效率，保障学院教学工作的顺利进行。 　　关键词：独立学院；教学秘书；基本素质 　　【中图分类号】G648.2 　　序言 　　独立学院的一切工作都是围绕着教学工作开展的，教学管理在独立学院工作中占据着重要地位。教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，是系主任教学管理工作的助手，需要协助系领导处理本单位和相关的各类教学事务，并且在业务上接受教务处的指导。在独立学院中，教学秘书是各系不可或缺的教学管理者，是学生及教师的服务者，也是与教务处以及其它相关院、系连接的纽带，是独立学院办学理念最基层的实践者。 　　一、教学秘书的主要工作职责 　　（一）服务职能 　　服务职能是教学秘书最基本的职责，服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务。教学秘书必须要为教师的教学、学生的学习工作做好准备工作，使得教学工作能够正常进行；为领导及上级相关部门提供相应的信息服务，保障整个学院日常教学活动的顺利开展。 　　（二）协调职能 　　教学秘书必须要做到“上令下达、下情上报”，既要将教务处下达的各项工作安排及时传达给系主任和本系教师及学生，还要协调本系与各系之间、本系教师、学生与学院各部门之间的关系。另外，还要协助系主任完成日常的教学管理工作，所以，教学秘书的有效协调与沟通，是保证教学秩序正常运行的基础。 　　（三）管理职能 　　教学秘书的管理职能主要体现在日常的教学管理工作和各种资料、档案的管理工作。教学管理涉及教学计划的修订、组织教师填写教学进度表、排课信息汇总、教师工作量统计、教师信息维护、教改项目申报等等事务性工作。在日常的教学活动中要管理好与教学相关的所有纸质与电子的文件材料，例如教学计划、教学大纲、实践教学体系、试卷、成绩单、教学相关文件、通知、毕业论文等有关材料，这些材料是学院重要的教学资料，并且对后期的教学工作具有借鉴价值，需要精心管理. 　　（四）监督职能 　　为了保障各项教学活动的正常进行，确保教学任务保质保量地完成，使得教学质量得到不断地提升，教学秘书需要协助系主任时刻关注教学活动，及时发现教学活动中存在的各种问题及不足，并协助系主任解决相关问题。 　　二、独立学院教学秘书的工作内容 　　教学秘书的工作非常繁杂而具体，涉及到日常教学工作的各个方面。每日淹没在繁重的事务性工作中，在平凡的岗位上默默无闻地为学院的教学工作做出贡献。同时，教学秘书是学院教学工作最基层、最直接的管理者，教学秘书的工作是否到位直接影响着整个学院教学工作能否顺利进行，为稳定教学秩序、保障教学活动的顺利开展起着重要作用。 　　（一）上情下达 　　教学秘书是教务处下达各项通知、任务的传达者。教学秘书直接从教务处接受任务、通知，并及时将任务传达给系主任，并协助系主任完成各项教学管理任务、将相关任务安排给相关教师和学生。例如：协助系主任及时完成教学计划的修订、通知教学授课竞赛报名、通知课表安排、发放考试及监考通知、会议通知、通知教学进度表填写、命题模版要求、调课通知、毕业生信息核对、学生专业测评报名通知、比赛通知以及各种教学文件的传达工作。 　　（二）日常教学运行 　　学院的日常教学运行都有严格的计划，教学秘书要根据教学计划安排相应的教学活动，比如教学计划的修订、教学工作会的安排、学生信息联络员会议的安排、调课、教室申请、学生转专业审核、毕业生成绩审核、期末考试安排、毕业论文管理以及专业等级考试报名、考务安排等等，以保障教学活动的顺利进行。 　　（三）下情上报 　　教学秘书要根据学院的各项工作安排，及时做好相应的上报材料。如教学计划、教学总结、实习安排、考试安排、实习总结、毕业论文安排、专兼职教师信息统计表、教师课时费等等各种数据汇总表等。教学秘书需要在规定的时间内及时、准确地将材料上报教务处。 　　（四）全面管理 　　教学秘书在协助系主任管理日常的教学工作之外，不仅要为教师的教学活动做好服务，例如教材的领用、协调、教室的调整、申请、调停课手续、工作量核对、成绩录入、教学管理系统使用培训等，还要为每个学生的课程学习和实践活动做好组织和管理工作。如考试安排、通知、试卷印刷、毕业审核、成绩单打印、证书发放以及学籍档案的管理。 　　三、教学秘书的基本素质 　　教学秘书是独立学院教学理念的最基层的实践者，是教学工作的重要环节之一。要成为一个优秀的教学秘书，不是在短期内能一蹴而就的，需要经过长期的学习和实践。教学秘书的素质及能力将直接影响学院的教学管理水平。因此，一名合格的教学秘书需要具