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浅述高职院校档案编研工作 　　摘要:提出了高职院校档案编研工作的定义及作用,分别阐述了高职院校档案编研工作所具有的特点、编研的范围和编研的形式。对高校档案编研工作作出了深入的思考,力争将这项基础性的工作作出精品成果。 　　关键词:高职院校;档案;编研 　　中图分类号:G271文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2010)13-0147-02 　　 　　一、高职院校档案编研工作的作用 　　(一)直接为高职院校加强管理、科学发展提供最全信息 　　高职院校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。高职院校档案部门通过编研工作,改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式,积极主动地为高职院校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。 　　(二)主动为高职院校推广先进、介绍经验提供最新信息 　　高职院校保存着成千上万的档案,既载有成功的经验,又记录失误的教训,这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在档案室的陈纸故堆中,不是人人都了解的。高职院校档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息,撰写成编研成果,在高职院校内部或社会广泛传播,使高职院校成功经验或办学理念在社会得到推广应用。通过编研工作,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息。“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案,沟通了高职院校档案信息的内外交流,便于互相学习,取长补短,使学校先进办学理念和成功经验得到发扬和推广。 　　(三)积极为高职院校领导决策、教学服务提供最佳信息 　　高职院校档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上,要改变人们把高职院校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。高职院校档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作,而要充分利用档案信息资源,进行综合分析,撰写调研报告,提出改善教学管理的具体措施,发掘档案资源的最佳信息,拿出高层次的有份量的编研成果,为高职院校领导决策和提高教学质量发挥参谋助手作用,为高职院校发展作出积极的贡献。 　　(四)及时为高职院校档案晋级、水平提高提供最快信息 　　高职院校档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。从另一方面说,通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全、档案晋级是否达标。一旦发现问题,即可及时改正、补充,从而使文件资料的归档率、完整率得到提高,整理组卷更为合理,保管条件更为安全,档案晋级早日实现。这就是通过编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强高职院校档案管理的基础工作,促进高职院校档案管理水平的提高提供最快信息。 　　二、高职院校档案编研工作的特点、范围和形式 　　一是实用性。高职院校档案是学校本身在教学实践活动中形成的历史记录,其主要服务对象是本学校,其主要利用者是本校教职员工,因此高职院校档案编研工作首要的特点就是实用性,是为本单位服务的。所以,高职院校档案的编研工作,应从高职院校的实际出发,确定编研课题,撰写出符合高职院校发展需要的档案编研成果。 　　二是技术性。对于高职院校来说,教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果,准确地反映出学校各个历史期限的教学管理、教育质量面貌,在高职院校全部档案中具有特殊的重要作用。高职院校档案部门要紧紧围绕学校教学档案富有成效地开展档案编研工作。档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究,比较评价,综合归纳,这就要求编研人员了解档案、熟悉档案,也就是要求编研人员要了解和熟悉档案所记述和反映的教学业务专业知识,这样才能拿出合格的档案编研成果。 　　三是真实性。编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重教学规律,实事求是地开展档案编研工作。高职院校档案编研成果是为提高教学质量、改进教学方法、提高学生素质服务的。因此,编研成果的内容和所取得的数据等必须准确无误,不仅选题要科学,选材要忠于原文,而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟,一个数据、一段文字都要仔细核对,绝不能出错,确保档案编研成果的真实性。 　　高职院校档案编研工作的范围,按不同加工层次档案编研成果的类型主要有三个层次:第一层次是根据教学管理、教学改革等活动中形成的原始文件(或原始文件的复印件),按时间或不同类别汇编成册。一次加工档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成,基本保持档案原貌,继续发挥