处理查阅资料要求及改正资料要求-PCPD.PDF

個人資料(私隱)條例 資料使用者指引第2 號 處理查閱資料要求及 改正資料要求 個人資料私隱專員公署 一九九七年一月 第一部分 當事人查閱資料的權利 一.一 本條例訂明，任何個人或代表一名個人的有關 人士有權提出查閱資料的要求，以便：（ａ）從資料使 用者確定該使用者是否持有以他為資料當事人的個人 資料；及（ｂ）如該資料使用者持有該等資料，要求 該使用者提供一份該等資料的複本 。 [條例第18(1)(a)及(b)條] 第二部分 依從查閱資料要求 時限 二.一 資料使用者須在收到查閱資料要求後的四十日 內，依從該項要求。如資料使用者不能在四十日回覆 期間內完全或部分依從該項要求，他須在該期間以書 面通知，將這情況告知資料當事人，並說明理由。他 還須在該期間屆滿後，在切實可行的範圍內盡快完全 依從該項要求。 [條例第19(1)及(2)條] 內容 二.二 由資料使用者提供的個人資料複本，須以收到 該項要求時所持有的資料為準。在收到該項要求至供 應該複本前的一段期間的資料處理工作 （包括修改、 增刪或重新整理），不受這項規定影響，因為不論有否 收到該項要求，資料處理工作都會進行。換言之，資 料處理的正常運作無須因收到查閱資料要求而停止。 [條例第19(3)(a)(i)條] 二.三 在本條例實施的首年內，資料使用者獲准在收 到查閱資料的要求至提供複本時的一段期間改正個人 資料，其中可包括刪除資料。資料使用者在根據此條 文提供已改正的個人資料複本時，須附同一份通知 ， 向資料當事人說明該等資料已作出改正 。 [條例第19(3)(a)(ii),19(3)(b)及19(5)條] 二.四 所提供的個人資料複本須清楚易明 ；但如該複 本是一份文件的真實複本 ，而該份文件所載該等資料 在表面上不是清楚易明的，則屬例外。如該個人資料 載有資料使用者所使用的編碼，該等編碼須予以充分 說明，使資料當事人無論是否獲提供文件的真實複本， 均能容易理解 。 [條例第19(3)(c)(i)及(ii)條] 語文 二.五 如資料使用者所持有的有關個人資料只是以一 種語文寫成，而所提供的是載有該等資料的文件的真 實複本 ，資料使用者無須以任何其他語文提供該等資 料的複本，即使資料當事人在查閱資料要求內指明他 或她欲收到以另一種語文寫成的資料，亦無須照辦。 二.六如資料使用者在收到有關的查閱資料要求時，他 所持有的有關個人資料是以多於一種語文寫成，而其 中一種是資料當事人於查閱資料要求中指明的語文， 則資料使用者須以資料當事人所指明的語文來提供資 料的複本。 二.七 如資料使用者欲以文件的真實複本以外的形式 提供個人資料，該等資料須採用中文或英文提供。選 擇採用中文或英文，須視乎資料當事人要求所指明的 語文而定。如沒指明採用什麼語文，而該項要求是採 用中文或英文提出，則須採用提出該項要求所採用的 語文。如該項要求是以中文或英文以外的語文件提出， 則可拒絕依從查閱資料的要求（請參考下文第三 ‧四 段）。 [條例第19(3)(c)(iii)條] 形式 二.八 如資料使用者在收到查閱資料要求時，他所持 有的有關個人資料有一種或多於一種形式 ，而其中一 種是資料當事人於查閱資料要求中指明的形式，則資 料使用者須以資料當事人所指明的形式來提供資料的 複本。 二.九 如資料使用者持有的個人資料只有一種形式 ， 而他亦不能 （因實際上不可能）按資料當事人在查閱 資料要求中指明的形式來提供有關個人資料的複本 （例如資料使用者只持有文件夾形式的資料，但資料 當事人卻要求電腦化形式的資料複本），資料使用者可 以他所能提供的形式提供該資料的複本，並附同一份 書面通知 ，告知資料當事人該種形式是提供該複本可 採用的唯一形式 。 二.十 如資料使用者在收到有關的查閱資料要求時， 他所持有的個人資料有一種或多於一種形式