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浅析档案信息化管理的优势及安全问题 随着社会的发展和科技的进步，档案管理的方式也越来越先 进，计算机的信息技术在档案管理方面丌始被广泛应用，档案的信息 化管理理所当然的成为这一行业发展的必然趋势。这种方式的使用， 让人们开始把文本档案转变为电子档案，这样使人们的工作效率得以 大大提升，也使档案管理工作质量更高。但是网络的不安全因素也为 档案管理带来Y很多安全隐患，为Y加强档案管理的安全性，我们工 作人员必须学会采取有效措施进行处理和防范。本篇文章主要针对档 案的信息化管理具有的优势，档案的信息化管理过程中存在的安全隐 患以及解决和防范这些安全问题的途径进行详细分析探讨，以保证档 案的信息化管理工作的顺利开展，提高其安全性。 ，供学习和研宄 使用， 和著作权归原 所右，如存不 愿意被转载的情况， 己 关键词：信息化管理；档案；优势及安全隐患；解决途径 随着科学技术的飞速发展，国家对档案管理的要求越来越高，这 就需要我们的档案管理工作必须实现信息化，并且信息化管理手段越 来越多的被我们在工作中使用，于是，数字档案和电子档案等方面存 在的安全隐患也就越来越多地摆在我们面前。那么如何冰能让信息化 在档案管理中的优势充分发挥出来，并且做好这项工作中存在的安全 防范工作呢？这个问题需要我们在实践中不断探索。 1档案实施信息化管理的重要性 利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提 供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详 细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面： 首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化 管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小， 传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的 支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对 象的范围也更加广泛。 其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全 天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷， 为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。 最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源 共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者 不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自 己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案 管理的工作人员节约Y大景时间，还能方便异地查询，使档案信息的 利用效率得以右效提局 2利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题 2.1实施信息化进行管理的过程存在安全威胁 档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查 询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机 密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或 篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同 时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒 侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计 算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的 处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。 2.2档案信息本身存在着一定的安全隐患 在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质 档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和 真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被 复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使椚 案信息的安全面临着很大的威胁。 2.3人为的操作失误造成安全隐患 在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较 低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接 导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操 作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账 号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息 存在被盗窃或者被泄露的隐患。 3采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐 患 电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在 的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出 更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。 3.1提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识 在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的 因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意 对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对 档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其 自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步 完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要