档案数字化过程中的信息保密.docVIP

档案数字化过程中的信息保密 管理科学?95? 档案数字化过程中的信息保密 李翠艳 （武警石家庄指挥学院，河北石家庄050061） :档案在数字化过程中的保密是现在大家面临的一个难题，木文 以档案数字化过程的顺序为切入点，论述了数字化过程中三 个时期档案保密应该采取的措施. 关键词:档案数字化;档案保密;管理 档案数字化建没是信息社会的要求，是档案现代化建设中的_个重 要的内容，但是在建设过程中却经常岀现因为档案管理人员保密意 识不 强或技术方面的原因而发生泄密.那么，在档案数字化工作过程中采 用什 么样的管理方式和管理手段，使用什么样的技术作为支撑才能使档 案数 字化过程中不泄密，保证档案信息的安全呢？ 1档案数字化前的保密管理 1.1加强保密知识的宣传教育提高保密意识 档案部门在数字化之应对本单位从事数字化的人员进行保密知 识的宣传教育提高他们的保密意识.根据《中华人民井和国档案法》， 《中 华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《信息安全技术信息 系统 灾难恢复规范》等有关法律法规和标准的规定，制定档案数字化中的 档案 安全保管和保密工作责任制.档案部门要制定具体的工作方案’｛周 整充实 档案保密领导机构，建立健全保密检查，安全保管制度.工作人员要分 工 明确，责任到人从档案出库，前处理，数字化到最后检查，还档和数字 档 案信息的存储备每个环节，步骤省隈安排专人负责保密检查. 12审查档案数字化承建单位资质及其人员保密素质 档案数字化工作的承建单位应该有保密资质，并对其进行资格考查， 数字化承建单位要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，而且双方 要签 订保密协议严格按照档案数字化工作流程进行，确保数字化加工中 档案 信息的加工场所必须 配备防盗报警系统，视频监控系统.对于数字f匕力日工场所制定检 查制度， 进行定期和不定期的检查，发现InJ题及时解决，防止各类档案泄密事 故的 发生. 14使用国产化的装备 档案部门在数字化工作时用于数字化的计算机及网络设备，部件， 软件等装备使用国产的，如果确实没有国内产品，需要使用国外产品 的， 需通过保密部门进行必要的检测肪止使用了被安装了间谍软件，部 件而 造成泄密. 2数字化时的档案信息保密 2.1严格执行档案数字化作流程，确保每个环节不泄密 严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流 向有书面记载.设计与”调档”工作相配套的《档案调档登记表)).与” 前处 理”工作相配套的《档案数字化前处理登记表与”数字化”工作相配套 的 《数字化加工登记表》，与”检查数字档案信息”工作相配套的《数字 档案检 验登记表与”数字档案信ilf诸，备份，提供利用”1二作相配套的《数 字档 案信息存储备份登记表》和与”还档”工作相配套的《档案验收还档 登记 表》等，每张表格均标明日期，全宗号，目录号，数量，张页数，重量，破掼 情 况等相关信息’并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向 都登 记在册.通过这些涉及各个II作环节的登己表，让数字化工作中每份 档案 有一份明确清晰的记录，每个加工环节的档案都是安全的. 2.2加强数字化加一 r过程中的硬件设施管理，确保数字化档案信息 的 秘密 221硬件组成 主要是指实现档案数字化作所必需的设备.包括服务器，终端设 备，存储设备，网络设备，各类输入设备等.服务器:在数字化过程中应 配 备专用服务器蛰端设备终端设备应采用可以控制各输出E1，如USB □， 打印口，软驱，可刻录光驱的专用计算机I存储设备者数字化所形成 的数 据量较大，则耍购买专用存储设备，如磁盘阵列，否则可采用在服务器 上加 装硬盘的方式;网络设备:采用100M以上带宽的网络设备用于数字 化过 程中各工序的信息传输和共享输入设备:纸质档案数字化可采用专 业局 速扫描仪，彩色大幅面扫描仪，零边距高速平板彩色扫描仪等设备，录 音 录像档案数字化可采用专用音视频采集设备. 2.2.2网络构成 档案数字化加工网络必须采用物理隔离方式，打造封闭式档案数字 化工作网络体键数据，他仍然难以得到所需的信息，因为所有的数据 都经过Y加密.另 外徽据库加密后，可以设定不需要了解数据内容的系统管理员密码， 大大 提高了关键数据的安全哇.对数据库数据的加密可以在三个不同层 次实 现分别是OS，DBMS内核层和DBMS外层. 3-2存储介质的管理 在卡当案数字化工作完成，数字档案信息通过验收并移交后’力口工 工作 站，移动硬盘，II盘，光盘等暂存及传输介质上的数据必须按照保密规 定， 使用专用工具在档案部门工作人员的现场监督下删除参与该项H 的 所有计算机硬盘，移动硬盘，专用11盘等存储介质向该项目的档案管 部门移交. 33应用信息安全技术，防1E数字化档案信息的泄密 对数字化的涉密信息采取保