用户主导下的高校档案管理软件需求分析 - 福建省档案局.pdfVIP

用户主导下的高校档案管理软件需求分析 福建师范大学档案馆 上官小兰 为加快建设建成 “双一流大学”，各高校努力从自身实际出发，不断激发创新活力， 势必也会对高校档案工作提出更多、更快、更好的要求。而高校档案部门作为教学辅助机构、 作为高校发展的信息智库、作为高校历史文化遗产保管中心，也掀起档案信息化的浪潮。各 大高校档案管理系统也面临着一场新的改革。 一、软件需求分析的重要性 软件需求分析是软件生命周期的第一个阶段，也是至关重要的阶段，对软件用户和软件 开发方都有着直接的厉利害关系。如果软件在设计开发之前，软件开发方与用户的需求之间 存在差距。随着时间的推移，用户的需求逐渐增长，软件开发方不断的修改，会导致软件研 发周期延长或不可控、用户被迫验收不满意的软件，甚至导致整个软件项目夭折等被动局面。 需求分析对用户的影响是长远的，如果用户没有对软件需求做全面的思考和中长期的规划， 在软件投入使用后，随着时间的推移，潜在的问题或需求逐渐浮现出来而得不到有效解决， 那么它们可能成为用户业务向前发展的严重阻碍。例如，在需求分析阶段，经常容易被忽视 软件设计友好性便捷性、软件的兼容性开放性、系统架构的科学性和安全性等需求，而这些 需求得不到满足往往会 “逼迫”在用软件成为 “鸡肋”。 事实证明，对于档案部门来说，通过实际需要及调研等形成的需求分析报告是档案管理 信息系统建设最关键的阶段，此阶段的工作做好了，就会避免后期产生很多棘手的问题,也 [2] 就只是技术和事件的问题 。高校档案管理软件一般都是中小型系统，功能需求也并不算太 复杂，加之，现有的软件开发技术已相当成熟，档案部门能提出的的需求，软件公司一般都 可以从技术层面上予以实现。另外，高校档案事业发展至今，有越来越多的高校对档案软件 提出个性化的需求。那么让高校档案部门主导软件的需求分析，就显得尤为合理且必要。高 校档案部门应该游刃有余乐意尝试。为此，笔者尝试阐述一下我们高校档案部门主导下的软 件需求分析应该如何开展，希望能对准备开发档案管理新软件的同行有一点点的帮助，文中 观点仅是一家之言，企盼与同行商榷。 二、用户主导下的软件需求分析概念内涵 软件需求分析，简单来说，我们要将哪些知识借助信息化手段转换为生产力的过程。即 分析如何运用软件系统 （信息世界）去控制被控系统 （物理世界）的过程。笔者先对一些相 关的概念内涵进行界定如下： （1）基本概念。用户主导下的软件需求分析，是指软件需求分析工作由用户主导完成， 即以用户为中心，提出对目标软件系统在功能、行为、性能、设计、约束等方面的期望，使 用简单、高阶、抽象的文字叙述描述出使用者需求的系统服务和操作限制，并正式定义系统 的详细功能规约，为软件的研发提供任务框架,为软件的最终交付使用时提供依据。相比常 见的软件需求分析，最主要区别在于需求分析工作的主要责任方不同，继而引发软件研发双 方在需求分析阶段的职责和分工的变化，需求分析的任务和方法工具也相应的有所变化。本 文提到的“用户”，指的是待用软件的买方，对应的卖方就是软件开发方。用户可以是一个 机构、或者多个需求机构组成一个需求小组，甚至是整个行业作为一个用户整体，例如，福 建省高校档案学会可以作为一个用户整体，因共同研发一款软件，共同探讨对档案软件需求。 （2）内容任务。用户主导下的软件需求分析，主要包括四个阶段的工作内容：需求获 取、需求建模、需求表达 （需求规约的制定）、需求验证和确定。对比常规需求分析少了需 求管理阶段。因为在软件设计开发之前，用户已经准确界定软件需求并确定下来，如无特殊 情况一般不变更，这样就可以弱化需求管理阶段的工作，特别是需求变更。需求分析各阶段 并不是呈线性方式依次推进的，而是迭代发展的。用户主导并不是说完全由用户一力承当， 而是用户主导、软件开发方要给予必要的配合，软件开发可以提供一些技术实现的可行性分 析，并对软件开发阶段的需求管理负主要责任。另外，根据需求的特性，用户需要完成的需 求分析任务包括表 1的任务，但也不局限于这些： 表1用户主导下需求分析的任务和要求 需求特性 可能的任务 所得需求得 用户 （高校档案部门） 软件开发商 需求是