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南 大 之 星 多媒体档案管理系统（网络版） 使 用 说 明 金陵科技学院档案馆 2013.11 简要流程图 ◆系统登录 用户在使用该系统前，请与档案馆联系，取得相应的用户名和密码。 系统登录方法一：进入 “档案馆”主页后，单击左侧“档案管理系统”图标，进入系统登录界面。 系统登录方法二：在IE浏览器的地址栏中直接输入20/，进入系统登录界面。 ◆添加案卷目录 用户首次著录案卷信息，请点击左栏上方的“添加案卷”按钮，出现案卷信息著录界面，此时标题栏显示为“添加案卷”。 添加案卷信息 添加案卷信息 添加案卷信息 添加案卷信息 添加案卷信息 添加案卷信息 案卷信息添加完成： ◆后续案卷信息的添加 第一卷案卷信息添加完成后，如需添加第二卷案卷信息，可点击“添加案卷”按钮，进入案卷信息录入页面，如前所述继续添加。（应注意“案卷/盒号”的变更。） 案卷信息修改 案卷信息修改 ◆添加卷内目录 案卷信息添加完成后，还需要添加对应的卷内文件信息。 用户首次著录卷内文件信息，请点击左栏上方的“添加文件”按钮，出现文件信息著录界面，此时标题栏显示为“添加文件”。 添加卷内目录 第二份文件的著录 ◆对已录入卷内文件信息的修改 如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下： 已录入卷内文件信息的修改 已录入卷内文件信息的修改 已录入卷内文件信息的修改 ◆给卷内文件添加电子文件全文 目前，各部门归档的文件材料基本上都有相应的电子文件，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下： 添加电子文件全文 添加电子文件全文 添加电子文件全文 添加电子文件全文 ◆删除卷内文件信息 如果已经添加卷内文件信息后，发现文件重复，可以将重复文件删除。方法如下： 删除卷内文件信息 删除卷内文件信息 删除卷内文件信息 删除后卷内文件信息显示 ◆卷内文件漏输的处理 如果发现有一份卷内文件漏输了，直接单击右侧界面的“添加文件”按钮，填写需要添加的文件件号。如漏输了第1份文件，则新添加的文件件号为1.0001，将相应的项目填写完整后，点击添加成功按钮，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。 卷内文件漏输的处理 卷内文件漏输的处理 卷内文件漏输的处理 卷内文件漏输的处理 ◆案卷目录及卷内目录的打印 用户可以通过系统自动生成案卷目录及卷内目录，并打印输出。 案卷目录的打印 案卷目录的打印 案卷目录的打印 卷内目录的打印操作类似于案卷目录的打印，只要将打印目录的选项选中卷内目录即可。 卷内目录的打印 卷内目录的打印 卷内目录的打印 单击“浏览”按钮，选择需要上传的电子文件。请注意，上传的电子文件应是PDF格式文档。 确认信息无误后，点击“上传”按钮，完成文件上传。 输入电子文件题名。 文件上传成功后，此处显示文件信息。 单击“浏览”图标，可以预览已上传的电子文件。确认信息无误，直接关闭窗口即可。 电子文件成功上传后，对应的文件条目“全文”图标为亮黄色，并在图标下显示上传的文件份数。 单击要删除文件条目后的“删除”图标 点击对话框中的“确定” 点击“确定”按钮，系统会将剩下的文件重新排序。 点击“添加文件”按钮 文件信息输入完毕，检查确认无误后点击“添加”按钮。 文件添加成功后，系统自动将其后的文件顺延排序。 点击“打印所有”按钮，进入打印设置界面。 选择“案卷目录（A4横向）”选项 点击“打印预览”。 打印预览后，点击网页上的“文件”-“打印”按钮，即可完成打印。 选择“是” 也可在IE浏览器的地址栏中直接输入20/，进入系统登录界面。 各部门输入相应的用户名和密码，即可进入系统 登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。 单击打开部门档案的数据表，进入相应的档案著录页面。 本说明以教务处2012年案卷为例。 单击“教务处”，进入档案著录界面 用户首次登录，请先点击页面左栏上方的“添加案卷”按钮，系统进入案卷信息录入页面 选择类目：一级目录输入年度（如：2012），代表2012年度档案。二级目录和三级目录为空。 全宗号：填“3” 实体分类号：填“部门简称首字母-年度，如：“JWC-2012” 案卷号：填案卷实际序号。 保管期限：填“永久”、“长期”、“短期”，有下拉菜单可选择。 正题名：填案卷名称 密级：填“内部”。 第一责任者：填“部门名称”。 页数：填案卷的全部页数。 起止时间：填案卷中材料的最早时间及最迟时间。 归档单位：填部门校内简称，以金委办字（2011）2号、金院办字（2011）1号文为准。 输入员：填部门兼职档案员姓名。 所有案卷信息输入完毕，检查确认无误后点击“添加”。 如需要对已保存的案卷信息进行修改，请点击“编辑”按钮，系统进入案卷信息编