公司公文收发管理办法.docx

公司公文收发管理办法 1.为加强公司公文管理，规范公文收发办理程序，提高办文效率，促进生产经营，结合实际，制定本办法。 2.本办法所称公文，是指公司及公司各部门（单位）与外界往来的文书，包括来文和行文。公司内部行文及各部门（单位）之间来往文书依本办法执行。 3.公司公文主要种类： 3.1决定，用于对重要事项或重大活动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级部门（单位）不适当的决定事项； 3.2决议，用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项； 3.3意见，用于对重要问题提出见解和处理办法的事项； 3.4通告，用于公布应当遵守或周知的事项； 3.5通知，用于公布规章制度,转发上级公文,批转下级部门（单位）公文,要求下级部门（单位）办理和需要周知或共同执行的事项； 3.6通报，用于表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项； 3.7报告，用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议； 3.8请示，用于向上级请求指示和批准； 3.9批复，用于答复请示事项； 3.10函，用于平行的或不相隶属的单位相互商洽业务工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等； 3.11规定，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范； 3.12电文，公司政务、生产经营、文化和专项业务处理以电报、传真、电子邮件进行的； 3.13会议纪要，用于记载、传达会议情况和议定事项。 4.公文收发办理应遵循科学、效益原则，做到及时、准确，实事求是，并实行严格的保密制度；坚决克服形式主义和文牍主义，不做文字游戏。 5.公司综合管理处是公文收发办理的主管部门。应指定专人具体负责来往公文的逐件查对、收发、登记、报签、分送传阅、备案归档工作。 6.综合管理处文秘负责对公司行文承担起草或组织起草、校核监审任务，并具体负责公文批办、催办、发送和信息反馈等工作。 7.综合管理处根据公文性质、紧急程度、实施范围与内容不同，提出公文办理意见，报签公文，并对该项公文的落实负全责。需要总经理签批的公文呈报总经理签批；内容明确的公文报分管领导签批并报总经理阅文，有具体承办事项的公文，本着信息畅通，处理高效的原则，直接办理，报分管领导和总经理阅知。综合管理处处长认为无需呈报领导阅批的一般通知或参考性函件，可直接交相关部门、人员处理。 8.公司各部门就供水经营、工程管理、收费业务等相关业务方面的对外、对内办文事宜承担主办职责，但不得以部门名义对外行文，综合管理处负责审核，分管领导或总经理审签后以公司名义发出。 9.公司领导阅批文件，急件须在来文当日阅批，其它文件二日内阅批。综合管理处按公司领导批办意见,及时、准确地对来文进行分送督办。 10.签办该项公文的公司领导出差或遇有其它不能签办公文的情况，综合管理处处长应电话请示，必要时由分管领导签办。 11.公文阅批签办实行签名制，签办人员对该项公文的办理及其执行后果承担责任。涉及两个以上部门共同办理的公文实行会签制，由部门主要负责人会签；需要总经理同意的事项，由总经理签署意见后，也可以分管领导名义签办公文。 12.文件传阅时,严禁个人、部门横传及扩大阅文范围。公司领导传阅文件一般不超过一天，签批办理意见一律使用水笔，要明确、具体，清晰可辨，并注明日期，阅后及时退还综合管理处。 13.公司领导亲收的文件或公司领导参加会议带回的文件、上级直接寄来的重要文件，交由综合管理处登记并按收文程序办理；各职能部门参加相关会议带回的文件、材料或收到的相关公文、资料，及时送交综合管理处编号、存档；需公司领导传阅、签批的文件，由综合管理处按审签程序办理。 14.公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示,由综合管理处综合管理员交转承办部门或承办人员。对涉及两个以上部门的事项,按批示应由主办部门会同有关部门或人员在时限要求内协商办理。 15.公文承办部门或承办人员收到交办的公文后应当及时办理,不得推诿、延误。紧急公文、电文及机密文件应随到随办，于文到一日内办理完毕；其它公文按文件要求或公司领导批示、指示的时限办理。办文部门或办文人员应签字并注明办理时间。 16.承办部门认为不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的公文,应及时退回综合管理处并附书面理由说明。综合管理处经请示文件批办领导，认为理由成立并且由其他部门办理也不适当的，即应由综合管理处组织完成该项办文任务。 17.已经批示并交承办部门或承办人员办理的公文,综合管理处要负责检查催办，并做好办文登记。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止漏办和延误。 18.承办部门或承办人员就公文办理情况应及时回复综合管理处，经综合管理处审核并认为该项办文任务已完成的，即报其分管领导和总经理；该项办文任务如需行文的，按公司行文规定办理。 19.公司行文包括以公司名义对外、对内发出的各类公