浅谈办公自动化环境下的档案管理.doc

浅谈办公自动化环境下的档案管理 随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的 文书档案不断发展为当前的综合档案,计算机及信息数字技 术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨 大的便利，我们可以随时进行调用的重要资源。因此，实现 合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要 部分。 一、办公自动化与档案的关系 1.办公自动化是档案形成的过程,档案是办公自动化的 结果。从档案学角度看，文件实质上是一种信息，且这种信 息需具备真实性和可靠性。而目前的办公自动化技术，已经 可以在信息分散处理过程中，真实记录和反映文件产生的整 个过程，并准确地将文件归入相应的档案数据库。这些电子 文件经过档案管理人员的整理核对，就形成了电子档案。办 公与档案管理自动化，是以满足机关各项业务工作需要为最 终目的，以计算机高新技术的系统集成为手段，以安全保密 为原则，以规范化、标准化的有关条例为依据，以文件的运 行规律为导向，以文件、档案信息一体化管理为主线，构成 了一个与机关传统文件、档案管理工作并存，外延基本吻合, 内涵有所扩展，相互融合又相对独立、完整的电子文件、档 案管理系统,实现对文件、档案纸质载体、特殊载体及其内 容信息的三重管理和利用。 2.办公自动化和档案管理互为影响。办公自动化决定 档案的发展方向，反之，档案管理也影响着办公自动化网络 技术和数据库技术的进步，使越来越多的单位采用那些不仅 能处理和存储信息,而且能保证掌管文件的办公自动化系统。 正是这些系统的应用，使得机关的电子文件成为全部工作， 而不是部分工作的准确依据。确保电子档案的完整性和真 实性，以及历史档案的延续可读性，也要求办公自动化技术 必须不断适应档案管理的发展要求。 二、办公自动化环境下的档案管理的优点 1?办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也 是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工 作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐 全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分 类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机 软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等 环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都 变得简单易行。 2?文件和文字信息得到充分交流与共享。在原始的手 工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大 量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造 成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理 后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为 体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征 （目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一 步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统 建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而 极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信 息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和 查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广 的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、 最快的档案管理信息动态。 3?电于文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子 文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维 素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、 高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应, 在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。 而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电 子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不 同的电子载体，如1 VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘，大容 量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便 快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损 坏,具有很强的稳定性。 4?提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过 程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时 有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离 长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延 误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在 应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大 提高了文件传递的安全性和时间性。 三、办公自动化对档案管理的要求 1 ?对档案工作规范化，标准化要求高。利用档案工作的 办公自动化，要求必须规范化、标准化。只有标准的文件信 息才能用计算机处理，共享公共网络交换。因此，档案管理 的基本工作必须规范化、科学化。我国电子文档的《规范》 提出4项措施：(1)建立电子文件可靠的访问识别；(2)设置 满足运行要求的安全日志，随时自动记录操作人员、设备、 项目、时间等；(3)通过标记避免错误和防止交换；(4)电子 印章、数字签名、数字加密等措施，都