声像档案归档-中国地质大学档案馆.DOC

PAGE PAGE 2 中国地质大学（武汉） 声像档案归档指南 一、归档范围 记录本单位主要职务活动和重要工作成果的声像资料，具体范围如下： 1.本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的声像资料； 2.本单位重点建设项目、重点科研项目的声像资料； 3.领导人、著名人物和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的声像资料； 4.本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的声像资料； 5.本单位历届领导班子成员的数码证件照片； 6.其他具有保存价值的声像资料。 二、归档文件质量要求 1.声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。反映同一场景的照片一般只收集一张； 2.归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确，载体质量优良； 3.归档的声像档案材料应是原始版，不能进行技术修改。归档保存选用只读光盘作为载体； 4.归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。其文件大小以JPEG格式采集的不低于900K,以TIFF格式采集的不低于10M； 5.归档的录音、录像应转换成统一的格式刻录在一张或几张光盘上。音频文件一般采用MP3或WAV格式，视频文件采用AVI、MP4或MPEG2格式。数据量小于700M时可以采用CD-R光盘，数据量大时应采用DVD±R光盘。 三、整理流程及要求 1.分类与排列 声像档案按“数码照片、录音、录像”分类，同一类别的反映同一主题活动的文件应排列在一起，并按文件时间（或重要程度）先后排列。 2.存储与命名 采用建立层级文件夹的形式进行存储。 同一归档单位的声像档案建立总文件夹，文件夹以“单位+年度+声像档案”命名；例如：地学院2017年声像档案 在总文件夹下按数码照片、录像、录音建立层级文件夹，按分类分别以数码照片档案、录像档案、录音档案命名； 每一张数码照片（录音、录像）按其排列顺序编号，形成数码照片（录音、录像）号，即为4位阿拉伯数字，同一年度内的数码照片（录音、录像）组从“0001”开始顺序编号。 3. 填写光盘说明文件 每张光盘需填写一个说明文件，文件名称为SM.TXT的文本字符文件，说明文件主要包括题名、起止时间、光盘类型、文件类型等，用以说明本盘各类信息（详见附件1）。 4.填写文件目录清单 用excel电子表格形式逐张登记文件的题名、摄录时间、摄录地点、时长、文件格式、归档时间、归档人等项目（详见附件2）。文件目录清单按数码照片-录像-录音的顺序填写。 5.检查验收 在光盘刻录之前，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改，检验合格后，部门档案员方可进行光盘刻录。 6.光盘刻制要求 光盘刻制内容包括总文件夹、文件目录清单、光盘说明文件。其中总文件夹下的层级文件按照数码照片、录像、录音档案依次排列。 一个归档年度的数码照片（录音、录像）根据容量应拷贝至一盘或多盘载体中。推荐采用只读光盘作为数码照片（录音、录像）的保存载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。 光盘数据刻录时，采用中速刻录。即CD-R光盘采用24-40倍速刻录速度，DVD±R光盘采用8-12倍速刻录速度。归档光盘数据刻录完成后应设置成禁止写操作的状态，不能再对光盘数据进行增减。 四、归档时间 声像档案的归档采用集中归档和实时归档相结合的方式。集中归档时间具体以档案馆每年年初下发的《关于做好XXXX年度档案材料归档工作的通知》规定的时间按时归档；实时归档时间，不受归档时间限制，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内收集归档。 五、归档手续 档案移交时必须提交移交清单（详见附件2）及目录电子版一份，纸质版一式两份，经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查。 附件： 1.光盘说明文件 2.声像档案材料移交清单 附件1：光盘说明文件（以TXT文件格式填写） 部门名称 光盘内容 起始时间 终止时间 数量 张数 个数 光盘类型 光盘商标 光盘容量 文件类型 制作时间 制作人 注： 1.光盘内容：反映数码照片（录音、录像）光盘的内容，基本结构为全宗名称+年度名称(内容)数码照片（录音、录像）档案。 2.起始时间：光盘内数码照片的起始年月，用6位阿拉伯数字表示。 3.终止时间：光盘内数码照片的终止年月，用6位阿拉伯数字表示。 4.张数：光盘内数码照片的张数或录音、录像文件的个数，用3位阿拉伯数字表示。 5.光盘类型：分CD-R、DVD等。 6.文件类型：数码照片为JPG或TIF、录音或录像为MP3或MPEG2。 7.制作时间：制作数码照片（录音、录像）