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秘书理论与实 务 第一单元 秘书职业认知 [学习目的]： 了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。 秘书工作概括为“四办”： 第一，办公（办公环境的维护、办公设备的使用）。 第二，办事（日常事务的处理、突发事件的处理、领导临时交办事务的处理）。 第三，办文（日常文书的写作与处理）。 第四，办会（会议安排）。 第一节 概述 一、秘书的来由 “秘书”这一词，在我国由来已久，但在不同的历史时期，其涵义有所不同。 (一)据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物： 1.一是指宫中秘藏之书。 2.二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言之书。 第一节 概述 一、秘书的来由 （二）公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。称为“秘书监”，由物变为指人。（掌管图书典籍） （三）东汉末年，曹操掌权时，改秘书监为秘书令，职责是以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。 第一节 概述 （四）曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书令改为监”。并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。 （五）真正使秘书职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。 第一节 概述 二、秘书的定义 1.秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。 ——国际秘书联合会 2.美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是：“高级官员的助手，掌握机关职责并具有不在上司直接监督下承担任务的才干，发扬积极主动性，运用判断力，在其职权范围内对机关工作作出决定”。 ——詹银才：《涉外秘书学》 3.秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。 ——杨永清：《领导 秘书 智囊》 第一节 概述 我们认为：所谓秘书，就是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。 第一节 概述 三、秘书的类别 （一）从秘书服务的对象来划分 1.公务秘书 （1）集体秘书（为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书 ） （2）专职秘书（专门为某个领导者、专家服务的秘书） 2.非公务秘书（私人秘书） ：由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。 第一节 概述 （二）按照从事行业和职能划分 1.法律秘书 指协助公司或主管处理法律问题的秘书，必须具备一般商业法律，尤须具备准确及谨慎的处事能力。 2.医学秘书 在各医院或医学研究单位所任职的秘书。必须具备一些医学知识，了解专用医学名词，能协助医生照顾病人，了解病人心理。 3.教育秘书 在学校中，协助处理有关教学、教务的行政工作的秘书。 第一节 概述 4.广告秘书 广告与媒体单位，常雇佣这类负责宣传与公关工作的秘书。 5.工程秘书 协助工程师、设计师、建筑师等专业人士，从事技术研究或技术执行的秘书。 6.演艺秘书 专门为著名演员、电视电影公司、传播界、演艺团体担任工作。 第一节 概述 （三）按照秘书人员所从事的工作内容划分 1.文字秘书 以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员。 2.机要秘书 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。 3.信访秘书 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。 第一节 概述 4.通讯秘书 指负责管理通讯事务以及各种通讯设备的秘书人员。 5.事务秘书 指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。 6.生活秘书 指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。通常是专门为较高级的领导配备的。 第一节 概述 （四）按照其承担职责范围的大小和工作任务的不同，在纵向上分为以下三个层次。 1.高级秘书 指秘书长、办公厅（室）主任。其职责是参与政务、管理事务、负责决策 2.中级秘书 起草文稿、办理公文、调查研究等 3.初级秘书 收发保管、打字、印校、接待、联络等 第二节 秘 书 工 作 一、秘书工作的原则 1．准确 （秘书工作质量的要求） 办文要准确、办事要稳妥、情况要属实、主意要慎重 2．迅速 （工作效率的要求） 要有