档案信息化管理工作探讨.docVIP

档案信息化管理工作探讨 【摘要】随着我国社会经济的不断发展，档案管理工作在社会发展 中显得H益重要，信息技术的更新和发展给档案管理工作带来了新的发 展机遇和挑战。一般来说，社会信息化程度越高，档案管理任务量将变 得越重。在这种新形势的驱动下，必须深化基层事业单位档案管理工作 改革，在传统档案管理的基础上进行档案管理的创新，为新时期基层档 案管理工作找到长足发展的新路径。 【关键词】档案；信息化管理；问题；措施 档案信息化管理主要是指对单位人员履历、工作表现等个人信息的 详细记录，其不论是对于职员的工作调度、晋升都发挥着至关重要的作 用，针对事业单位来讲，随着档案管理工作的不断加强，在选拔、任用 人才方面将有着重要意义，在此基础上，单位也能够对人才做出更科学 的配置。因此，对于档案管理工作的创新，各单位应给予足够的重视。 一、档案信息化管理的特点 (…)档案存储环境优势。传统档案管理模式下，采取纸质资源和 人工录入，纸张容易遭到损坏，增加了信息资源采集、存储和管理的难 度。而通过信息化建设，则可以将电子、网络平台构建起来，采取电子 录入的方式，可以更好地管理信息内容，档案信息管理的方式、途径也 得到了改变，能够在屯子磁盘中存储档案，档案不需要占据较大的空间, 信息管理、储存难度降低。信息化管理模式下，对存储环境没有较高的 要求，可以更好地开展信息储存工作。 （二）档案使用查询优势。档案信息是事业单位发展的重要基础， 在档案使用和查询方面，需要重点考虑信息资源的管理和运用，更加便 捷地共亨信息。传统的档案使用和查询模式下，容易有诸多问题出现， 如纸张老化、繁琐的手续等。为了促使档案资源利用率得到显著提高， 档案使用流程得到优化，需要积极开展信息化档案管理。 二、单位档案管理中存在的不足分析 （-）档案管理观念落后。在档案管理工作中，很多人都将档案的 抄录保管，作为一项事务性工作进行管理，没有深入理解档案管理的国 家财富作用，忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部 门管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料，做好档案保管工作就是完 成对档案的保管，特别是基层事业单位，领导对档案管理工作不重视等 等，这些档案管理中存在的观念弊端都是影响档案管理工作发展的原 因。 （二）管理人员离职后档案管理工作效果不佳。在现代社会环境下， 没有人能够在固定岗位干一辈子，因此必定会出现离职及退休现象，在 单位档案管理屮如果一旦出现管理人员离职，而且没有将具体的档案管 理工作交接好，那么就容易出现“死档”等问题，对于单位来讲是一种损 失。1 ?对现有档案的运用不够有效。通常档案资料比较多，但是这些档 案常年被摆在那里，很少得到有效的利用，因此也就导致档案资料的有 效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面化，无法充分发挥档 案资料的应用价值，这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。2?档 案管理工作不够规范。档案管理工作木身比较复杂，档案管理工作在某 些事业单位中没有具体的规范，因此在实际管理工作中通常都是管理人 员想要怎么管理就怎么管理，这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至 档案纸张也岀现杂乱问题，在进行档案资料应用的时候，寻找非常麻烦, 影响档案管理质量，也影响工作效率。 （三） 档案管理人员的基本业务素质薄弱。一些单位档案管理工作 理念较为陈旧，思维方式较为传统，管理改革行动迟滞，管理模式和运 行机制缺少创新举措，无法紧跟日益进步的经济社会的发展需求，对《档 案法》《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律法规的 学习、理解、运用能力不足，贯彻执行力度不够。 （四） 信息化不全面。随着我国信息技术的快速发展，电子档案已 经基木取代了以往的纸质档案，但是在对电子档案进行管理的过程中， 尚存在一些问题没有得到解决。例如，纸质档案在装订及整理的过程中 分类不清，严重影响了档案的权威性。因此，在档案实现信息化后，很 多档案被遗弃，没有得到利用，数据重复、冗繁的现象层出不穷。同时, 由于信息化不全面，很多财务信息也出现不准确及遗漏的情况，一些单 位为了追求经济效益，擅自更改财务数据，在处理外债的过程中漏税偷 税，给财务档案管理工作带来严重影响。 三、档案管理的创新策略 (…)转变档案管理观念，提高档案管理意识。单位档案管理改革, 首要任务就是改变现有档案管理观念，端正档案管理人员对档案管理的 工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念，重视档 案管理工作，加大对档案管理工作的监督和检杳力度，促使工作人员改 变档案管理工作态度，增强自身的责任意识，将档案管理工作当作一项 社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育，让 其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性，增进档案管理意识，全 身心地投入到档案管理这项社会事业