浅谈教学秘书如应用计算机管理教学档案.docVIP

浅谈教学秘书如何应用计算机管理教学档案 　　浅谈教学秘书如何应用计算机管理教学档案 　　　1 引言 　　 　　教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，在教学管理系统中发挥着重要作用。教学秘书的最基本工作就是管理教学档案。教学档案是学校在教学实践、教学研究等项活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种载体的文体资料的总和。教学档案管理是一项繁杂而又细致的工作，也是学校管理的一个重要方面。搞好教学档案管理，特别是利用计算机进行教学档案管理，对积累经验、改进教学、提高教学质量和管理水平，探索学校教学管理规律都具有重要意义。利用计算机进行教学档案是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、报道、交流、转递等都通过计算机进行。计算机管理教学档案，是档案管理技术发展的方向。 　　 　　2 充分认识教学档案管理的重要意义 　　 　　教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据。教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分，“应该实行‘三纳入’、‘四同步’，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”。教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能起到科学的效果。通过教学档案的反馈信息，可以得到教学中带有普遍性和规律性的东西。　 　　院(系)教学档案是学校档案的主体和基础，是院(系)教学管理和教学科研成果的真实历史记录，反映了学校教育事业发展的历史全貌，是本科教学评估的重要参考依据。教学档案的真实、准确、完整是教学工作规范正常运转的重要保证，是检验教学管理水平高低的重要标准。教学档案内容非常繁杂，既包括教学计划、大纲、课程表、学生成绩、毕业论文等教学文件，又包括科研成果、师资队伍建设及学生管理等各种材料。由于院(系)教学档案管理手段陈旧，出现了档案管理混乱不清、查询检索较复杂、信息收集不及时等问题。尤其是应对各种教学评估和申报各种项目时，针对不同的指标体系所要整理的材料的格式、重点、所选项目都有所不同，工作起来就更显手忙脚乱了。所以，为了能及时准确地整理出所要的材料，急需利用现代化手段优化管理，构建适应现代教学工作的日常教学档案管理体系。 　　 　　3 充分认识计算机管理教学档案管理的重要意义 　　 　　计算机是一种先进的信息管理工具，它准确的记忆、高速的运算和巨大的贮存量以及完备的功能是人无法比拟的。随着教育手段现代化和档案管理的科学化，计算机已经广泛应用，多媒体在教育教学管理中蕴藏的巨大潜能已张显无遗。通过计算机辅助管理教学档案，就能够实现量化、优化管理，事半功倍，促进教学管理的科毕业论文网学化和高效化。在档案管理工作自身现代化的同时，教学档案难管理这一难题也就迎刃而解，从而实现档案管理和教学这二者的相长与双赢。因此，利用计算机来解决教学档案管理中存在的难题，不失为一种有效的途径，而且，其开发利用的前景十分广阔，极具前瞻性和推广价值。　 　　 　　4 利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索 　　 　　教学档案管理是学校用科学的原则和方法管理教学档案，为学校教育教学活动服务。利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索。 　　1）编制教学档案检索是创建教学档案的关键。创建教学档案，要向计算机系统输入大量的经过规范化处理的教学档案数据，其关键是编制科学合理的检索。 　　编制教学档案检索客观上要求有计划、有步骤，事先要列出周详的、具体的计划和预案，强调逻辑性、严密性、划一性，明确先编什么，后编什么，并要做到心中有数。只有这样，才能为后续工作打好基础。如果编制教学档案检索工作做不好，就会给以后的查找和使用带来困难，即使你的教学档案资料再详实，检索查找不出来，就毫无利用价值可言。 　　2）编制教学档案检索的具体方法。 　　编制教学档案检索，可以以学期为单位。首先要对本学期形成的各种类型的教学资料及时进行收集、整理，并依据管理需求进行分类；然后在计算机上建立该档案数据库，将该档案的分类号、档案标题、目录等逐一输入计算机；在该档案全部输入完毕后，可以根据档案管理的需要分别打印输出该档案的主要相关信息的目录等。打印出的各种目录要字迹清晰，还可用计算机对目录进行修改。如果将这些相关的目录等装订成册，就成了检索工具。当用户需要查找时，我们就可直接利用计算机进行检索。先确定某一任务，然后根据用户的要求分