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时间管理概述与方法研究 原标题：时间管理中的信息化手段 　　 　　 　　　 　　一、时间管理概述 　　 　　所谓时间管理，是为提高时间的利用率和有效性，而对时间进行的合理计划与控制、有效安排与运用的管理过程。自 20 世纪 50 年代以来，时间管理得到了人们的广泛研究、运用和推广，发展至今，人们对时间管理的认识经历了四个阶段的变化。 　　 　　第一代时间管理以便条、活动任务清单、备忘录等方式对时间进行管理。这种方式的优点是强调对时间的管理应该面面俱到，防止挂一漏万。它的缺点是缺乏优先性，只是简单地对进入人的意识状态的事务以及感到明显需要做的事做出反应，事务与个体的终极价值观和生活目的之间并无关联。 　　 　　第二代时间管理是利用日历和约会安排记录等工具未雨绸缪地面对未来。这种管理方式的优点是，对时间有更多的控制，而非仅仅随波逐流，缺点是仍然无法确认事务的轻重缓急。 　　 　　第三代时间管理的特征，是利用重要性和紧迫性等价值性判断来筛选事务并安排次序。这种管理方法具有明确的目标，其优点是将事件分解成长期、中期和短期分别处理，强调逐日制定时间目标的计划，并将有限的时间和精力加以分配，争取更高效率；其缺点在于可能被当前事务所充斥，没有考虑活动本身在准则、个人使命、作用和目标上的重要性，比较容易因小失大。 　　 　　第四代时间管理的主要工具不是以日为计量单位，而是以周为计量单位制作包含日工作和月工作的统一表格。这一代时间管理的特点在于，以原则为中心，配合个人对自己独特使命的认知，兼顾重要性与急迫性。主张人比事更重要，强调进行个人管理，即将重心放在维持生产结果与生产能力的平衡上。 　　 　　二、时间管理的常用方法 　　 　　点优先工作制 　　 　　该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用 5 年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业。艾维利因此获得了 万美元咨询费。因此，管理界将该方法喻为“价值　万美元的个人时间管理方法”. 　　 　　这一方法要求个人把每天所要做的事情按照重要性进行排序，分别从“1”到“6”标出 6 件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。 　　 　　2. 帕累托原则 　　 　　帕累托原则又称 80/20 原则，它是 19 世纪由意大利经济学家帕累托提出的。其核心内涵是，在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数。因此，只要控制具有重要性的少数因子即能控制全局。比如，总是那些 20%的客户为公司带来了 80%的业绩；世界上 80%的财富是被 20% 的人掌握着。该原则告诉我们，要把注意力放在 20%的关键事情上。 　　 　　根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序： 　　 　　A.重要且紧急--必须立刻做。 　　 　　B.重要但不紧急--只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 　　 　　C.紧急但不重要--只有在优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。 　　 　　既不紧急也不重要--有闲工夫再说。 　　 　　3. 有效的时间管理 　　 　　彼得·德鲁克认为，有效的管理者知道时间是一项限制因素。任何生产程序的产出限度取决于最稀有的资源；而在我们称之为“工作成就”的生产程序里最稀有的资源就是时间。 　　 　　但是在上述资源中，人们最不擅长管理的就是时间。德鲁克认为，管理者要有效地管理自己的时间可以采取以下途径： 　　 　　记录自己的时间，看自己的时间都花在了什么地方，看自己到底有多少可以自我支配的时间；删掉那些根本不必做的事情和做了也无法达成结果的事情；学会授权，不要事必躬亲；尽量少开会；看自己能在多长时间里集中精力，将这段时间作为自己每次工作的时间限度；在集中精力办事时，必须设法消除一切干扰因素；将零星时间集中成“整批时间”使用；每天早起，做一些重要的事情，而不要将这些事情放在晚餐后。 　　 　　 　　 　　GTD 是“Getting Things Done（ 完 成 每 一 件 事）” 的缩 写。 来 自 于 David Allen 的 一 本 畅 销 书《Getting ThingsDone》。David Allen 认为，压力不是来自任务本身，而是任务在大脑里的混沌塞积所造成心理的焦虑和抵触。我们要做的，就是逐一清点大脑里的这些事务，将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中；随后对这些事宜进行整理并安排好下一步的计划，最终付诸行动。GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。 　　 　　第一，收集，即把所有在脑海里