国立暨南国际大学档案管理作业要点.PDFVIP

國立暨南國際大學檔案管理作業要點國立暨南國際大學檔案管理作業要點 國立暨南國際大學檔案管理作業要點國立暨南國際大學檔案管理作業要點 中華民國 98 年 8月 12 日第 320次行政會議通過 壹、壹 、 總則總則 壹壹 、、 總則總則 一、 本校為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔 案開放與運用 ，發揮檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十 六條規定訂定本要點 。 二、 本校檔案管理，除檔案法及其相關子法另有規定者外，依本要 點之規定 。 三、 本校檔案管理 ，除有特殊情形者外，以集中管理為之。 四、檔案管理之電子化作業由本校總務處另訂之 。 貳、貳 、 點收點收 貳貳 、、 點收點收 五、 本校各單位辦畢案件 ，應於五日內歸檔。 機密案件歸檔時 ，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝 封，並依規定填寫相關資料 ，封口加蓋印章或職名章 。 六、附件應隨原文裝訂為原則 ，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋 「附件另存」戳記 ，並在附件袋標記檔號、收發文號及流水號 後，另按流水號順序存置 ；惟應於原檔案案卷目次表註明媒體 型式 、數量及附件存放位置。 七、歸檔案件 ，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼： (一)依文件產生日期之先後順序 ，晚者在上，早者在下逐頁 依序以鉛筆編寫頁碼 。 (二)附件頁碼之編寫除已編有頁碼或為書籍形式或難以隨文 裝訂者外 ，應併同本文連續為之。 八、歸檔案件如有下列情形之一者 ，檔案管理單位應退回承辦單 位補正 ： (一) 案件或其附件不全 ，或附件未經簽准而抽存者 。 (二) 案件污損或內容不清楚者 。 (三) 案件未經批准或漏判 、漏印、漏發、漏會者。 (四) 案件未編列文號或文號有誤者 。 (五) 案件未填註保存年限或分類號者 。 (六) 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者 。 (七) 案件有二頁以上 ，未蓋騎縫章者。 (八) 樣張或已作廢之契約憑證等文件 ，有漏蓋「樣張」或「註 銷」字樣者 。 (九) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者 。 九、 本校公文之附件不得歸檔及免歸檔項目包括 ： (一) 不得歸檔項目 ： 1、現金 、有價證券及其他貴重物品。 2、司法訴訟有關物證 。 3、流質 、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公 共安全之物品 。 4、易變質而不適長期保存之物品 。 (二) 得免歸檔項目 ：（承辦人需於文上簽註不隨文歸檔 ） 1、計畫期中 、期末報告。 2、計畫申請書 。 3、計畫成果報告書 。 4、教授 、研究生回國報告。 5、教授 、研究生出國申請及申請經費補助。 6、贈閱書籍 、月刊等。 7、其他已簽奉核准免歸檔之附件 。 十、各單位辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者 ，單位主 管於收到 本校秘書室稽催管考通知後 ，應主動查