证照管理规定.doc

PAGE XX公司证照管理规定 为规范 HYPERLINK /gongwenxiezuo/qiye/Index.shtml 公司各类证照的 HYPERLINK /gongwenxiezuo/qiyegaunli/Index.shtml 管理，维护公司利益，确保公司各项工作高效运转，特制定本规定。 一、证照管理范围： 1、公司类证照文件：营业执照、许可证、法人代码证、税务登记证、批准证书、贷款证、土地证、房产证、体系认证证书、专利证书、各类标准证书、产品检测（验）报告、项目建设批复文件及相关基建证照等证照原件及其申办原始资料。 2、公司资信类文件，如：验资报告、审计报告、评估报告等。 二、证照管理部门及职责： 1、行政部门负责公司各类证照的申报、登记、变更、年检、注销和各类证照的保管、登记、备案。 2、财务部门负责公司资信类文件的申报、登记、变更、年检、注销和各类证照的保管、登记、备案。 3、行政部门是公司的证照管理部门，并指定专人进行管理，证照专管员必须对所有证照的使用进行登记造册。 三、证照资料的借用管理 1、借用程序：借用人填写《XX公司证照借用申请表》→相应部门负责人审核→公司领导或分管领导审批→行政部门证照专管员处办理手续领用。 公司员工因工作需要须借用公司证照资料时，应先填写《XX公司证照借用申请表》，写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，按借用程序审批后，到证件专管员办理相应手续。如公司领导不在时，必须经电话或短信请示同意后，方可办理。 2、证照借用审批权限： ①公司融资、借款及其他担保、抵押和证照内容变更、证照注销及其他不确定事宜办理需借用原件，按程序报公司总裁审批； ②因证照年检年审、基建项目申报需要借用原件，按程序报行政分管领导审批； ③营销机构因业务需要借用原件，按程序报营销内务分管领导审批； ④生产部门因专利申报等业务需要借用原件，按程序报生产分管领导审批； ⑤复印件、电子版借用审批权限（同上）。 所有证照复印件使用按程序审批后，必须到证照专管员处进行登记并加盖“仅限 使用再次复印无效”章和公司公章后方可使用，否则视为无效证件。 仅限 仅限 使用 再 次 复 印 无 效 3、所有证照原件及电子版、复印件（除财务部保管范围资信类和因融资、担保、抵押工作及营销业务工作需要备存部分电子版及复印件外），其原件、电子版及复印件全部由行政部门统一管理。 4、证照专管员仅凭签批的申请表办理借用、复印等业务，其他人员提出的任何要求，均不予受理。 5、凡借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，按借用手续办理，但最长不得超过一个月。 6、证照借用期间不得转借（除公司统一调配外）；证照使用完毕后，借用人和证照专管员应在登记表上注明领取（交回）时间并签字。 四、证照资料的保管 1、凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由证照专管员承担补办费用及相关责任。 2、凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料丢失，由借用、借阅人承担补办费用及相关法律责任。 3、如因证照专管员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由证照专管员自行承担。 4、凡因个人复制公司证照和私自使用公司证照复印件，所造成的一切责任由其自行承担，公司将追究其法律责任。 五、本规定自发布之日起执行，由公司行政部门负责解释与修订。 附件： 1、《XX公司证照借用申请表》 2、《XX公司证照使用登记表》 附件1： XX公司证照借用申请表 借用部门/机构 借用人 用 途 借用时间 年 月 日 归还时间 年 月 日 证 照 种 类 名 称 原件/ 复印件 份数 借用部门/机构 负责人签字 管理部门意见 公司领导意见 附件2： XX公司证照借用登记表 序号 证照名称 原件/ 复印件 份数 用 途 使用部门 使用时间 使用人 归还时间 备注