档案管理培训模板.ppt

所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。 所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。 开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了 档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。 一般有五种档案分类方式： 按对象划分 根据资料来自何人，来自哪个部门。 按主题划分 根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。 按形式划分 根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。 按项目划分 可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做定州电厂项目，可以把定州电厂资料进行归类、分析。 按时间划分 按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2009年的资料都收集在一个资料夹里，将2010年的资料收集在另一个资料夹里。 档案 管理培训 主要内容 档案 的保管 格式统一 标识鲜明 科学分类 及时记录 合同资料 其 它 技术资料 荣誉资料 建立索引 档案的归档范围和保管期限 技术档案是指各技术质量管理部门在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。 容易分类 易于保密 保护性好 检索简便 档案柜 2．开放式横向档案 整齐划一 便于取阅 易于查找 * 标准统一 便于存取 长期保存 保护性好 档案盒 * 档案 如何保管 * 格式统一 标识鲜明 科学分类 及时记录 按对象划分 按主题划分 按形式划分 按项目划分 按时间划分 * 所谓抽屉式就是立在地面上的分层的抽屉，这种方式能够将种类繁多的档案详细地分类，而且可以上锁，易于保密，并且使得档案不容易毁损。抽屉式的档案管理检索起来比较简便，因为抽屉里一般都有垂直的隔板，资料层层放进去，每部分资料上面都有一个突出的标志，对这些档案进行简要说明，图书馆里见到的检索书目就是典型的抽屉式直立档案。 所谓开放式就是我们公司最常见到的档案管理方式，用铁柜把所有的资料一摞一摞的排列整齐，采用这种方式的基本条件是资料比较统一，如果有的资料夹很高，有的资料夹很矮，就会造成高的两边倒，矮的被挤到中间，寻找资料的时候如果用力不当，就会损坏资料。 开放式的档案管理常常使用颜色管理，所谓颜色管理就是把公司各部门的档案用不同的颜色来表示，这种情况适用于部门多，档案杂的情况，现在咱们公司只需要把不同部门的档案放在不同的柜子里就可以了 档案盒的一般规格是，宽315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，这个标准现在全世界通用。这种档案盒的特点是能实现数据单元化、分类分盒放好，适合用来存放新产品开发企划书、资料影印文件、图片、惯用表格、常用记事本等资料。 一般有五种档案分类方式： 按对象划分 根据资料来自何人，来自哪个部门。 按主题划分 根据不同的主题进行划分，比如把资料分成技术资料和销售资料及清报关资料，或者按照产品名称区分资料。 按形式划分 根据形式的不同进行划分，如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等。 按项目划分 可以针对某个具体的项目划分档案，比如要做定州电厂项目，可以把定州电厂资料进行归类、分析。 按时间划分 按时间划分是比较常用的分类方法，比如可将2009年的资料都收集在一个资料夹里，将2010年的资料收集在另一个资料夹里。