会议组织培训课件(PPT).pptVIP

会议组织;会议是现代社会政治、经济、文化、军事、外交、管理等方面的重要活动形式和手段，人们通过会议交流信息、研究问题、作出决定、部署和检查工作等，从而推动社会的不断发展。 会议要取得预期的效果，必须有会前的充分准备、会中、会后各种必要的支持和服务工作。这些准备、支持、服务工作，统称为“会议组织”。;会议概述;二、会议的要素 会议包括六个要素，与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。 1、与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场的其他服务人员。 原则上，参加会议的人员应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。;2、主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持，党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或其他相应的负责人主持。;另一种是临时的主持人，比如各种代表会议，或几个单位，几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。;3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。;4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范围、规模等。 具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围，“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标必须用全称。;5、时间 会议时间有三种含义： （1）一是指会议召开的时间； （2） 二是指整个会议所需要的时间、天数； （3）三是指每次会议的时间限度。 ;每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。 ;6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。 ;会前准备;其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。 再次，决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 ;秘书做会议准备时要向上司确认以下几点： 1、上司是作为主持人还是作为成员参加会议。 2、是常规会议还是临时会议。 3、会议召开的时间和地点。 4、参加会议的人数和预算。 5、向与会人员发开会通知的期限。;6、相关会场的布置。 7、需要准备的物品和资料。 8、有关用餐等招待工作。 9、是否需要做会议记录。 需要注意的是，对于那些内容机密的会议，如果上司不交代，秘书就不要过问会议的内容、目的和开会方式等。 ;2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”，如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。;会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性成本，J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数，T表示时间。 ;二、文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：对来宾和与会人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目的作简要介绍；预祝会议成功。;2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。;3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿