跨国公司国内销售分公司费用管理办法资料.docVIP

国内销售部费用报销管理规定 一、目的： 为了加强管理，减少浪费达到费用的合理使用特制定该规定。 二、适用范围： 国内销售部所有内勤课室及人员。 三、报销规定： 1、差旅费 严格出差审批制度，销售公司内勤所有人员出差必须经销售公司总经理书面批准（售后人员由分管副总批准），机票统一由行政课订购结算；报销差旅费用时附批准的出差申请单方可报销。具体报销标准按公司财务规定执行。【参见KL{2006}18号“借款及差旅费用管理办法】。 2、接车客户招待费用 （1）正常客户提车产生的费用，费用报销见“接车客户用餐规定”。 （2）因晚交车及质量问题而产生的客户接待费用，必须由经办业务员提供报告给计划课课长，计划课课长签署意见后，报公司品管部门确认责任归属再予以报销。 3、大客户接待费用（轻客接待标准详见“轻客接待费分级标准”） 各区域大客户来厦及绍兴、南京考察首先由市场部提出申请交战略客户课评审确定行程、食宿等标准，并填制大客户接待申请单报销售部总经理批准后交行政课备案。 （1）食宿原则：大客户食宿一律在公司签约的酒店消费，各承办单位及个人必须按照大客户接待申请单批准的预算，按照当日消费当日报批的原则在行政课办理食宿手续。 （2）食宿标准：按照战略客户设定的ABCD层级接待标准（具体标准见附件） （3）食宿办理程序：各承办单位及个人在接待当日详细填写用餐、住宿申请单由部门负责人审核签字交行政课报销售公司总经理批准后用餐及住宿。 （4）费用报销：厦门本部大客户接待费用一律由行政课统一结算按月转账支付；绍兴、南京依批准的申请单及刷卡单报销。（参照公司财务刷卡制度） 4、业务招待费用 各课室应严格控制业务招待费用支出所有招待用餐都必须统一在行政课办理用餐申请手续由销售公司总经理批准后在公司签约的酒店用餐，行政课统一办理转账结算手续，任何人不得经手报销业务招待费。 出差原则上不于报销招待费，确需发生的招待费用事前必须电话请示分管领导同意，返回补填客餐申请单；报销时招待费票据单独粘贴并提供刷卡单及批准的客餐申请单方能报销。（参照公司财务刷卡制度） 5、礼品费用 销售部礼品实行统一购买制作专人管理发放的办法，所有需要赠送客户的礼品都必须在销售部行政课办理礼品请购及领用手续。需临时采购的大宗礼品，由申请单位填制请购单报销售部总经理批准由行政课统一购买，请购单、刷卡单、发票合并报销。（参照公司财务刷卡制度） 6、各种会议费用 国内销售部所有会议的酒店预定及食宿安排统一由行政课负责。各课室提报会议需求由分管经理审核签字报销售部总经理批准后交行政课提报会议预算，并严格按照预算执行，款项以转账支付。 7、通讯费用 通讯费标准按照岗位设定，相同工种不得两种标准。新进员工上岗一月后方可报销通讯费。各课室严格按照已核准的标准按月统一填制电话费报销明细表据实报销，跨月报销不予办理。 8、车辆维修及保养费用 公用车辆维修保养超过200元以上的，必须事前填制维修申请单和预算报经销售部总经理批准后交行政课备案，原件交公司签约修理厂，并在批准的额度内进行维修，未报告擅自修理所发生的费用由个人承担。 9、办公费用 办公用品采购及发放统一由销售部行政课负责,行政课只备日常易耗用品。各课需购买批量以及50元以上的办公用品需提交办公用品申请单及预算报销售部总经理批准后交行政课统一在公司指定的超市购买，行政课设专人保管及验收并做好领用存登记手续。报销费用时附批准后的申请单、刷卡单及发票报销。（购买办公用品地点限麦德龙、好又多大型超市）（参照公司财务刷卡制度） 10、办公设备及车辆购买 由课室申请并提出预算报销售部总经理批准后由行政课统一向总公司办理请购。 11、外加工、印刷等费用 各课室需外加工、印刷应提报计划由分管经理签字后交行政课询价提报预算经销售部总经理批准后交签约单位制作。报销时附使用部门验收单、批准后的预算以银行转帐支付。 12、市内交通费（仅限岛内乘车费用） 岛内公出办事原则上乘座公交车。急事必须乘坐出租车的事先经本课课长同意，报销时注明事由、时间、起点与终点并提交公出单。报销单据不得连号，若发现连号将取消此项费用的报销资格。 特殊岗位需经常加班无法乘座公司班车的客户接待人员根据具体情况由本课课长提出书面申请及额度报销售部总经理批准给予适当的补助，不再另外报销的士费用。批准后的申请交行政课备案，每月出具发票按课统一报销。 13、邮政快递费用 邮政快递将实行专人管理，需要寄发特快专递的需由课长签字方能寄发。原则是除了发票、汇票及重要或紧急的文件可使用特快专递及航空快递外，其它则采用普通件挂号邮寄的方式寄发。 14、节假日值班费：（限客户接待员、计划员及配件仓管员） 因工作性质需频繁加班而无法调休的按公司规定以打卡记录计发加班费。其他人员加班原则上给予调休不计发加班工资。