兰州文理学院文件整理规则.DOCVIP

兰州文理学院 《归档文件整理规则》实施细则 第一条 为适应档案现代化管理的需要，规范、简化学校文件整理方法及程序，提高工作效率，依据《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）及甘肃省档案局《实施细则》, 同时参考教育部制定的，结合学校实际，特制定本办法。 第二条 本《办法》规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理办法，适用于学校各单位、部门形成的党群、行政类归档文件材料。 第三条 本《办法》中的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 第四条 归档程序。按照归档时间要求，各文件处理单位、部门将处理完毕的文件材料，在学校档案馆指导下，进行分类排列，并编制归档文件目录后移交档案馆进一步整理和保存。 第五条 归档时间。党群、行政档案应在次年5月底以前归档。 第六条 归档文件应以件为单位进行整理。 （一）“件”的确定： 1. 一般以一份文件为一件； 2. 文件正本与定稿合为一件； 3. 正文与附件合为一件； 4. 原件与复制件（包括复印件以及抄件等）合为一件； 5. 转发文与被转发文合为一件； 6. 同一年度内同一问题的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件(报告与批示、函与复函等同此处理）； 7. 正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）合为一件； 8. 报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。 （二）件内文件排序方法： 1．正本在前，定稿在后； 2．正文在前，附件在后； 3．原件在前，复制件在后； 4．转发件在前，被转发件在后； 5．请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后； 6．不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后； 7．文书处理单置于相关文件正文之后。 （三）件与件之间的排序方法： 1．一般按照文件事由的重要程度排列。将反映本单位、部门主要职能或本单位、部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。 2．会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度集中排列。 第七条 归档文件以件为单位进行装订。 第八条 归档文件的分类、编号。 （一）归档文件的分类采用“年度——问题”的模式。如： 2014------DQ11 2014------XZ12 ↓ ↓ ↓ ↓ 年度 问题（党群综合） 年度 问题（行政人事） （二）每件文件材料分别编写页号，正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角。 （三）在各件首页右上角空白处加盖归档章（式样见附图1）。 （四）归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。 （五）档号的构成：年度+分类号+件号。如： 2014—DQ11—1（1-n） ↓ ↓ ↓ 年度 分类号 件号 第九条 编制归档文件目录。 （一）归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。 （二）归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。(式样见附图2)。 （三）归档文件目录的填写要求。各公文处理部门必须按照以下要求正确填写除件号以外的其余6项。 1．件号：由档案馆整理人员按分类体系统一填写； 2．文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动； 3．责任者：即发文机关； 4．题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“〔 〕”以示区别。如“XX省教育厅关于转发教育部〔1999〕24号文件的通知”，应重拟题名为“〔XX省教育厅关于转发《国家教育部关于加强学籍管理的几点意见》的通知〕”；会议记录需拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号，如“关于进一步加强我校治安管理的决定（附：兰州文理学院治安管理条例）”； 5．日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2003年1月8日，标准格式 6．页数：以件为单位填写总页数