企业办公室管理 陈天恩著.pdfVIP

第 1 页 第一章　　企业办公室 第一节　　企业办公室概说 企业 ，通常是指从事生产经营 、流通或者服务等经济活 动 ，实行 自主经营、独立核算 、 自负盈亏 ，并具有法人资格 的经济组织 。本书所要论及 的企业办公室 ，则是保证企业管 理与经营得 以正常运转 的关键部 门。对此 ，应从 以下几个方 面加 以认识 。 一 、企业办公室及其性质 一个企业 ，和其它任何社会组织一样 ，必须有其领导机 构 ，而领导机构不能是 “光杆司令”，它必须根据本企业的经 营需要 ，设置一些工作机构 。这些机构 ，除驻外的联络处、供 销站之类派 出机构外 ，在本企业 内部设置 的机构 ，一般可分 为两大类 ：一类是职能机构 ，一类是综合机构 。所谓职能机 构 ，又称业务部 门，若干业务部 门分别承担本企业生产或经 营等具体业务 的一部分 ，如供应 、生产 、销售 、财会 、安全 等 。所谓综合机构 ，即综合办事部 门，主要指办公室或秘书 部 门，以及承担档案 、信访 、机要等秘书性工作的部 门。 企业 的办公室是企业 的领导机构赖 以指挥各职能机构正 常运转 ，指挥整个企业发展业务 、生存壮大 的领导 中枢 的组 成部分 ；是领导机构联系本企业 内外 、上下 、左右各种关系 的枢纽 。 第 2 页 二 、企业办公室 的任务 企业办公室是为企业领导机构服务 的，它的一切工作都 应紧紧围绕领导机构 的决策 、发动 、执行 、监控而展开 。概 括而言，是参与政务 、管理事务 、搞好服务 。具体说 ，主要 是 以下诸项： （一）协助领导机构贯彻执行党和国家的路线、方针 、政 策、法律 、法规 、决定等 ，承上启下，联系沟通 。 （二）收集 、整理各种信息，协助领导进行决策 。 （三 ）草 拟 各 种 文 件 ，如 规 划 、计 划 、总 结 、报 告 、决 定 、 决议、请示及信函、合 同，以及编写简报等 。 （四）了解本企业员工的全面情况、动态，协助领导进行 指挥 、协调 、监督和控制 。 （五）处理 日常事务工作 ，如安排每周工作 日程，筹备和 召集会议 ，收发、管理文 电信函，接待群众来信来访 。 （六 ）协 助 领 导机 构抓 好 本 企业 的生产、经 营、安全 保 卫、 机要保密等项工作 。 （七 ）完成领导临时交办的工作。 三 、企业办公室 的特点 （一 ）重 要 性 办公室处于领导机构与职能机构 、广大员工之 间，是一 种承上启下的特殊地位 。生产 的情况 ，销售 的情况 ，以及群 众围绕着 “工”或 “商”而产生的问题、意见、要求、建议、 批评等 ，都要经过办公室向领导机构反映；领导机构的决定、 规定 、计划等也都要经过办公室去传达贯彻 。如果办公室工 作不力 ，在上下之 间形成梗 阻，将严重影响领导机构及整个 企业的正常运转 ，生产经营任务将难 以完成 。 （二 ）辅 助 性 第 3 页 办公室是领导机构 的综合办事部 门，它只能根据领导意 图、指示和决定办事 ，不能 自作主张 ，更不能居高临下发号 施令 。办公室工作的辅助性就在于帮助领导出主意、想办法 ， 发挥参谋助手 的重要作用 ；但不能越俎代庖 。决定政务 的权 力在于领导机构 。 （三 ）综 合 性 办公室工作量大 、涉及面广 ，对 内要和领导机构 、职能 机构 、广大员工打交道 ，对外要和工商 、税务 、金融 、环保 以及所在地方 的方方面面打交道 ；在工作 内容上 ，既要做 日 常的具体事务工作 ，又要参与考虑宏观决策 的问题 。 （四 ）中 介 性 办公室不是领导机构 ，也不是职能机构 ，它是两者之 间 的一个不可缺少 的层次 。它上承领导机构 的 旨意 ，是领导机 构执行党和 国家方针政策和进行管理 的参谋 、助手 ；下对职 能机构负