商务文书与公共礼仪 第一章 商务常用文书绪论.pdf

商务文书与公共礼仪 授课：林志和 第一篇商务文书礼仪 第一章商务常用文书绪论 第一节文书概述及分类 一、文书概述 • （一）文书的产生于发展 • 人们在处理事务时，除用口头等方式 交流和沟通外，还大量采用书面方式 来表达意图，进行联系，论述情况和 作为处理事务的凭证和依据。这种书 面材料，称为文书。 （二）文书分类 • 一切机关、社会团体、事业单位以及 个人（家族）在社会活动、内部管理 以及处理各种公私事务中所形成的一 切文字材料都称为文书。 • 从总体上，大致分为公务文书和私人 （家族）文书两大类 1.公务文书 • 一切机关、社会团体、企业、事业单 位在进行公务活动中所形成的一切文 字材料。 • 按使用范围不同，又可分为通用公务 文书和专用公务文书两大类。 • （1）通用公务文书 • 是指各类各级机关和社会团体、企 业、事业单位等，在处理公务和管理 活动中都能使用的文书种类，具有普 遍的适用性。 • （2 ）专用公务文书 • 是指在特定的工作机关、部门和业务 范围，根据特殊需要专门使用的具有 特定格式的文书。如：外交文书、军 事文书、司法文书、商务文书等。 2.私人（家族）文书 • 是指某一个人或其家族在处理私人 （家族）事务及与社会联系中所形成 的一切文字材料。 • 如：个人著作、日记、书信、契约、 各类证书文件以及个人事务和社会交 往记录等。 二、通用公务文书的分类 • 国家机关、社会团体和企业、事业单 位普遍使用的通用公务文书按其性 质、作用和格式的不同，可分为公 文、事务类文书和礼仪类文书。 （一）公文的概念、分类及作用 • 1.公文的概念 • 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活 动的重要工具。 • 2.公文的分类 • 《国家行政机关公文处理办法》中有13种： •命令（令）、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会 议纪要 3.公文的作用 • （1）领导与指导作用 • 各级领导机关通过制发公文来部署各项工作，传达自己的 意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与 指导。 • （2 ）行为规范作用 • 公文本身具有强烈的、法定的权威性特点，具有法规约束 作用。 • （3 ）传递信息作用 • 公文是传递信息的重要渠道。 • （4 ）公务联系作用 • 在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶 属机关之间，都能够起到沟通情况、商洽工作、协调关 系、处理问题的公务联系作用。 • （5）凭据记载作用 • 绝大多数公文在传达意图，联系公务的同时，也具有一定 意义上的凭据作用。 （二）事务类文书 • 1.事务类文书的概念和特点 • 概念：指通用公文以外的机关、社会团体、企 业、事业单位在处理各种事务工作中经常使用的 一般性公务文书，其作用是对通用公文的补充。 • 特点： 一般不具有通用公文那种法定权威性和约束力 不能单独地以正式文件行文 行文格式、语言运用更为灵活，没有严格的统一规 定。 2.事务类文书的文种 • 事务类文书的文种主要有以下几种： • 计划、总结、调查报告、简报、讲话 稿、办法、章程、细则、守则、大事 记 （三）礼仪类文书 • 1.礼仪类文书的概念和作用 • 是指用于社交礼仪的书面文字材料。 • 2.礼仪类文书的特点 • 规范性、实用性、礼节性 • 3.礼仪类文书的种类 （1）日常交际应酬类：问候、邀请、宴请、辞行、请托等信函 （2 ）慰问感谢类：慰问信、感谢信 （3 ）礼仪致词类：欢迎词、欢送词、祝酒词 （4 ）庆贺类：祝贺词、祝寿词 （5）讣告、悼词类 三、商务专用文书 • （一）商务专用文书的概念和特点 • 是指在商务交往活动中，根据特殊的需要 而专门使用的公务文书。 • 除了具有实用性、效力性、规范性的特点 外，还具有以下特点： • 产生并服务