《商务交流》第7章：商务文书.pdf

第7章 商务文书 文件拟定、审阅及传送常花去企业中高层领导 的大部分时间，书面沟通在管理沟通中占有非 常大的比重，文书已经成为组织内部沟通的主 要形式。对组织内部而言，成立时需要拟定章 程，制定规章制度，编制职务说明书等；日常 管理中需要制定年度、月度计划，还有许多商 务交流。对组织外部而言，财务报告、市场调 研报告、对外的商务交往信件与函件等局面沟 通形式已成为联结企业与其外部环境之间的纽 带。 本章将阐述商务文书的基本知识和经济合同、 招投标书、专用信函、商务传真等的基本操作 技能。 2 7.1 商务文书概述 在商务活动中，双方的权利和义务要得到 保障，实行平等互惠的贸易活动，就需要 签订合同，使商务活动能够顺利进行，同 样，商务文书还可以加强企业内部的经济 管理，如可通过制定策划方案，将商务活 动中的各项措施事先予以统筹安排，提高 工作效率，避免不必要的浪费和损失。总 之，商务文书在我们的商务活动中有着举 足轻重的地位和作用。 3 7.1.1 商务文书的概念 商务文书是商务应用文的通称，是法人单 位或个人在商务活动和商务交往过程中反 映商务情况，处理商业事务，研究、解决 商务实际问题的一种具有特定格式的专业 应用文。 4 7.1.2 商务文书的地位 1. 指导工作的重要工具 2. 交流情况的有效手段 3. 商务活动的真实记录 5 7.1.3 商务文书的写作过程 1. 写作准备 1)确定写作目标 2)分析读者 3)收集信息 4)列出大纲 2 ．正式写作 1)良好书面材料的标准 (1)材料的形式必须让人很快形成一个良好的第一印象。 (2)要有个性鲜明而具感染力的开头，开头几句话最好能 开门见山地表明所写材料的最终目的。 (3)材料的可读性。 2)写作的一般技巧 (1)不要在乎写作顺序。 (2)不要边写边改。 3)集体写作 (1)在集体的指导原则上达成一致。 (2)在任务安排上达成一致。 6 7.2 经济合同 7.2.1 经济合同的概念 经济合同是契约的一种，是平等民事主体的自然 人、法人和其他组织相互之间为实现一定经济目 的，明确相互权利和义务而签订的书面协议。 经济合同的主体，可以是自然人，也可以是法人 单位。 签订经济合同目的是为了保证某一项经济合同的 顺利完成，为了自己的合法权益不受到侵害。 7 7.2.2 经济合同的内容结